Die Hälfte der Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter in Unternehmen mit der Suche nach Dokumenten und Informationen. Dies ist nur eine von mehreren erschreckenden Tatsachen in der heutigen Geschäftswelt. Abhilfe schaffen hier Dokumenten-Management-Systeme.

Elektronisches Dokumentenmanagement statt "Papierberge"

Besonders kleine und mittlere Unternehmen sind darauf angewiesen, ihre Abläufe und Prozesse effizient und effektiv zu gestalten. Nur so können sie am immer globaler werdenden Markt bestehen und wirtschaftlich arbeiten. Wenn jedoch ein großer Teil der Mitarbeiterzeit durch die Bearbeitung, Verteilung, Ablage und manuelle Suche von Papierdokumenten gebunden ist, fällt dies zunehmend schwerer. Elektronische Dokumenten-Management-Systeme (DMS) können hier behilflich sein.

Schätzungen über die zukünftige Entwicklung von Informationsmengen besagen, dass das Aufkommen an Papierdokumenten stetig zunimmt, während die Menge an digitalen Dokumenten (insbesondere E-Mails und PC-Dokumente) exponentiell wächst.

Papier scheint jedoch ein Medium zu sein, auf das derzeit niemand so recht verzichten mag. Studien und Aussagen von renommierten Beratungsunternehmen wie der Gartner Group belegen, dass ca. 80% der Geschäftsdokumente in meistens unstrukturierter Papierform vorliegen, dass ein Dokument durchschnittlich fünfmal kopiert wird, dass durchschnittlich 50% der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird, und dass ca. 25% aller Unternehmensinformationen verloren gehen oder vermisst werden.

Diese Fakten, die aufgrund der Betriebsblindheit im Tagesgeschäft häufig nicht erkannt werden, sollten einem zu denken geben. Ist es doch das Ziel eines jeden Unternehmens, möglichst effizient zu arbeiten und keine kostbare und teure Arbeitszeit auf vermeidbare Routinetätigkeiten zu verschwenden. Aber was sind Dokumente, welche Funktionen bietet ein Dokumenten-Management-System und vor allem welchen Nutzen bringt es?

Dokumente sind Informationen

Dokumente liegen in Unternehmen in unterschiedlichsten Formen vor. Es kann sich dabei um Papierdokumente wie Belege, Briefe, Formulare und Faxe aber auch um elektronische Dokumente wie E-Mails, Office-Dateien, Grafiken, Präsentationen, Audio- und Videodateien und Mikrofilme handeln. Alle diese Dokumentarten können mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems verwaltet werden.

Was leistet ein DMS

Die elektronische Archivierung ist der erste Schritt beim Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems. Papierdokumente werden dabei durch Scannen in digitale Form gebracht, während Dokumente, die bereits in elektronischer Form vorliegen, automatisch in bestimmte Formate (PDF, Tiff) konvertiert werden. Sämtliche archivierten Dokumente werden mit einem Zugriffsschutz versehen, sodass nur autorisierte Personen Einsicht erhalten. Versionierungsfunktionen gewährleisten die Aktualität und ermöglichen die Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Dokumentenbestand.

Automatisierte Schnittstellen zu Warenwirtschafts- oder Enterprise-Ressource-Planning-Systemen ermöglichen es, Dokumente mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen dauerhaft zu verbinden.

Internet-Schnittstellen erlauben den Zugriff sowohl unternehmensintern als auch von außerhalb. Dadurch können Außendienstmitarbeitern oder sogar von Kunden und Lieferanten problemlos in die Wertschöpfung eingebunden werden.

Nutzen eines DMS

Die Vorzüge und der Nutzen eines elektronischen Archivs sind unübersehbar.

• Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems erfolgt eine Reduzierung auf ein einziges Ablagesystem und damit eine Raumersparnis.
• Sämtliche Mitarbeiter erhalten sofortigen Zugriff auf Akteninhalte am Arbeitsplatz und haben unmittelbare Auskunftsbereitschaft bei Anfragen durch einfache Dokumentensuche.
• Es gibt keine falsch abgelegten oder verlorenen Akten mehr und aufgrund der Revisionssicherheit der Archive besteht keine Gefahr der Aktenmanipulation.
• Die Kopieraufwände werden drastisch reduziert. In Summe bedeutet dies alles eine Erhöhung der Effizienz im Unternehmen und eine deutliche Kosteneinsparung.
• Bei einer durchschnittlichen Amortisation der Einführungskosten eines DMS von 12 bis 18 Monaten handelt es sich um eine durchaus lohnende Investition - gerade in Zeiten hohen Kostendrucks.