Archiviazione sostitutiva mit d.3

Die Lösung zur rechtssicheren digitalen Archivierung

Eine Reihe von gesetzlichen Neuerungen der letzten Zeit zeigt von Seiten des Gesetzgebers eine deutliche Tendenz hin zum elektronischen Dokument. Italien hat mit dem Dekret des Finanzministeriums vom 23. Januar 2004 die Voraussetzung dafür geschaffen, dass ein Großteil der Geschäftsdokumente inklusive Rechnungen, Steuerregister, Journale und Gesellschaftsbücher digital aufbewahrt und die zugehörigen Papierdokumente vernichtet werden können. Die neue Regelung zur digitalen Archivierung betrifft sowohl Dokumente im zivilrechtlichen als auch im steuerrechtlichen Bereich. Es handelt sich dabei unter anderem um Rechnungen, Korrespondenz, Telegramme, Mehrwertsteuerregister, Inventarbuch, Abschreibungsregister, Journale, und Gesellschaftsbücher. Ausgenommen von der Möglichkeit der digitalen Archivierung sind derzeit Dokumente und Belege, die Zollbehörden und deren Zuständigkeitsbereich betreffen. Damit digital archivierte Dokumente vom Gesetzgeber als gültig anerkannt werden, müssen diese folgende Eigenschaften aufweisen:

  • die Dokumente müssen statisch und damit nicht modifizierbar sein,
  • der Zeitbezug, die Echtheit und die Vollständigkeit des Dokuments müssen durch Anwendung einer digitalen Unterschrift und eines digitalen Zeitstempels sichergestellt werden,
  • die Dokumente müssen vorzeigbar sein,
  • die Dokumente müssen in der Form gespeichert werden, dass sie über die Zeit lesbar bleiben und eine chronologische Ordnung besteht.

Gesetzlich vorgeschriebener Archivierungsvorgang

Das verwendete Archivierungssystem muss zusätzlich die Möglichkeit anbieten, innerhalb des Datenbestands der digitalen Dokumente nach Vor- und Zuname bzw. Firmenbezeichnung, Steuernummer, Mehrwertsteuernummer und Datum zu suchen. Diese letzte Forderung ist in der Regel eine Standardfunktionalität von Dokumenten-Management-Lösungen und daher eher eine organisatorische Frage, die bei der Einführung des Systems berücksichtigt werden muss. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass im Rahmen der digitalen Archivierung eines Dokuments, folgende Schritte durchzuführen sind:

  • Speicherung des digitalen Dokuments auf einem digitalen Datenträger,
  • Digitale Signierung des Dokuments,
  • Anbringung eines digitalen Zeitstempels auf dem signierten Dokument.

Vernichten des originalen Papierdokuments

Originale Papierdokumente, deren Aufbewahrung laut Gesetz Pflicht wäre, und die durch digital archivierte Dokumente ersetzt werden, dürfen erst nach vollständigem Abschluss des digitalen Archivierungsprozesses (digitale Speicherung des Dokuments, digitale Signierung und Anbringen des digitalen Zeitstempels) vernichtet werden.

Übermittlung der Prüfsummen an Finanzbehörden

Als letzten Schritt im Rahmen der digitalen Archivierung ist ein Unternehmen verpflichtet, die elektronische Prüfsumme, die digitale Unterschrift und den Zeitstempel eines oder mehrerer digi-tal archivierten Dokumente an die Finanzbehörde mitzuteilen, die eine Bestätigung zurücksendet. Diese Übermittlung und die Bestätigung derselben finden auf telematischem Wege statt. Auch dieser letzte Schritt kann damit weitgehend automatisiert erfolgen und stellt für ein Unternehmen keine Mehrbelastung dar.