Lösungen mit d.3

Wir haben die Lösung(en).

Dieser Katalog zeigt Ihnen kurz und knapp ein gutes Dutzend Lösungen, mit denen Sie hre internen Prozesse verbessern können. Ob intelligentes Scannen von Belegen mit automatischer Erkennung, digitale Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv – wir haben die Lösungen. Und das bereits im Standardportfolio. Buchstäblich tausendfach bewährt im produktiven Einsatz bei mehr als 2.300 Kunden in Bereichen wie Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Kirchen und soziale Einrichtungen, Healthcare oder regulierter Markt.


Scannen und Klassifizieren

“Das digitale Erfassen und automatische Auslesen von Papierdokumenten beschleunigt die Geschäftsprozesse, verkürzt Durchlaufzeiten und unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Abwicklung von Routineaufgaben.”
Digitale Archivierung wird nur dann effizient, wenn die entsprechenden Dokumente schnell und einfach gescannt und ganz automatisch an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilt werden können. Und genau dafür wurde die d.velop Scan- und Klassifizierungslösung entwickelt.
Papierbelege werden digitalisiert, die Art des Dokuments (z. B. Rechnung oder Lieferschein) wird erkannt, relevante Daten werden zuverlässig ausgelesen und automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet. Das macht die umständliche händische Verschlagwortung überflüssig und minimiert die Fehleranfälligkeit.

Elektronische Archivierung

“Weniger Papier im Archiv, mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen, rechts- und revisionssichere Ablage sämtlicher Unternehmensinformationen auf zertifizierten Storagesystemen – das sind nur einige Vorteile elektronischer Archivierung mit d.velop.”
Die sachgemäße Archivierung digitaler Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A ist das Herzstück jedes effizienten ECM-Systems. Darum ist das digitale Archiv der d.velop AG die ideale Lösung, um sämtliche Daten, von Papierdokumenten über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails inklusive Anhang, revisionssicher und gesetzeskonform an zentraler Stelle vorzuhalten. Und das unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Dabei erfüllt die Lösung auch Compliance-Richtlinien wie GDPdU, GoB, SOX und Co. So lassen sich Druck-, Papier- und Lagerkosten effektiv senken. Die bequeme, vorgangsbezogene Recherche spart darüber hinaus wertvolle Zeit.

Digitale Akten

“Schnelle Recherche von Dokumenten, perfekte Übersicht in einer klaren Struktur (Aktenplan) und motivierte, effiziente Mitarbeiter – die Vorteile einer digitalen Akte liegen klar auf der Hand.”
Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Als Standardlösung der d.velop AG lässt sich die digitale Akte für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Patientenakte etc. Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, sodass eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt ist.
Das spart Zeit und Kosten, entlastet die Mitarbeiter und sorgt dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen.

Digitale Personalakte

“Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos – die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen.”
Die digitale Personalakte ist die Lösung für effizientes Personalmanagement. Sämtliche Personaldokumente, vom Vertrag bis hin zu Krankmeldungen, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend – für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit.
Die digitale Personalakte bietet einen transparenten Überblick über alle Abläufe und bildet so die Basis für die workflowgestützte Automatisierung von Personalprozessen wie Bewerbermanagement, Weiterbildungen, Reisekostenabrechnungen etc.

Eingangspostverarbeitung

“Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und so lassen sich Ressourcen effizienter planen.”
Als etablierte Standardlösung lassen sich mit der d.velop Eingangspostverarbeitung sämtliche eingehenden Dokumente, vom Brief bis zur E-Mail samt Anhang, digital erfassen, bequem bearbeiten und revisions- wie auch rechtssicher archivieren, egal, ob es sich um Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine handelt. Alle Informationen sind zentral verfügbar und stehen jedem Mitarbeiter jederzeit an jedem Ort zur Verfügung. Sogar standortübergreifend.
Das führt zu schnellerer Bearbeitung, zu verbesserter Servicequalität, einer Reduzierung des manuellen Aufwandes und letztlich zu einer zügigen Amortisation.

Eingangsrechnungsverarbeitung

“Diese Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung. So lassen sich Kosten senken, wertvolle Skontoerträge sichern und nebenbei lässt sich auch noch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen.”
Die d.velop-Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den führenden ERP-Systemen und ist dabei vollständig ins Bestellwesen und in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert.
Das erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wertvolle Skontoerträge und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss. So wird die Liquiditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unterstützt.

E-Mail-Management

“E-Mail-Management von d.velop ist weit mehr als nur die Archivierung elektronischer Post. Geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge werden inhaltlich ausgelesen und zentral, sicher sowie rechtskonform aufbewahrt – vorgangsbezogen in digitalen Akten.”
Das flexible E-Mail-Management der d.velop AG ermöglicht die vollständige, langfristige und sichere Archivierung und die blitzschnelle Recherche sämtlicher einund ausgehenden E-Mails. Das senkt Kosten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust durch versehentliches Löschen von Nachrichten durch einzelne Mitarbeiter.
Alle Inhalte werden manuell oder auf Wunsch vollautomatisch vorgangsbezogen in digitalen Akten abgelegt. So lässt sich das E-Mail-Management auch effektiv z. B. mit der d.velop Eingangspostverarbeitung kombinieren.

Vertragsmanagement

“Digitales Vertragsmanagement Marke d.velop ermöglicht den transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, über Fristen und Laufzeiten – über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Das verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit.”
Die Lösung für die sichere und effiziente Verwaltung aller relevanten Vertragsdokumente erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
So lassen sich operative Verträge, Rahmen- und kooperative Vereinbarungen oder Lizenz- und Wartungsverträge blitzschnell digital erfassen, recherchieren und verwalten. Und das dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Dokumente mit absolut transparentem Blick auf sämtliche Fristen und Laufzeiten. Die Nachweisfähigkeit wird erhöht und das Controlling immens vereinfacht.

Qualitätsmanagement

“Optimale Qualitätssicherung erfordert u. a. die lückenlose Nachvollziehbarkeit sämtlicher Arbeitsschritte. Dies und viel mehr bietet das digitale Qualitätsmanagement der d.velop AG.”
Das d.velop Qualitätsmanagement ist die Komplettlösung für die gesamte QM-Dokumentation. Die Lösung unterstützt die normgerechte, prozessorientierte Dokumentenverwaltung nach allen gängigen Qualitäts- und Umweltnormen wie ISO 9001, ISO 14001 und weiteren Normen bis hin zum regulierten Umfeld.
Alle Abläufe werden per Workflow gesteuert, inklusive automatischer Benachrichtigung der Mitarbeiter und übersichtlicher Versionierung von Arbeitsanweisungen, Formblättern, Handbüchern und Co. Die einfache Anwendung und individuelle Skalierbarkeit machen die Lösung ideal für Unternehmen jeglicher Größenordnung.

Workflow – Business Process Management (BPM)

“Die Steuerung sämtlicher Prozesse im Unternehmen über digitale Workflows beschleunigt Abläufe, erhöht die Transparenz und Auskunftsfähigkeit und hilft durch die grafische Darstellung, Ressourcen wie auch Zuständigkeiten optimal zu planen.”
Die Lösung für Workflow oder Business Process Management (BPM) der d.velop AG ermöglicht die grafische Abbildung und automatisierte Steuerung individueller Abläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen. So wird es möglich, verfügbare Ressourcen sinnvoller zu nutzen, die Bearbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen und dadurch sämtliche Abläufe, von der Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten, zu optimieren.
Dabei liefert die d.velop AG nicht nur die Softwarelösung, sondern bietet darüber hinaus auch die vorherige individuelle Analyse und Beratung.

ERP-Integration

“Dank der Integration in führende ERP-Systeme stehen digital archivierte Belege direkt in der bekannten ERP-Oberfläche zur Verfügung – mitsamt allen Stammdaten. Das vereinfacht die Recherche und beschleunigt die Prozesse.”
Diese Lösung integriert sich vollständig in das bestehende ERP-System. So lassen sich ERP-Belege bequem revisionssicher und rechtskonform archivieren und in digitalen Akten organisieren. ERP-Dokumente stehen inklusive aller Stamm- und beschreibenden Daten im digitalen Archiv zur Verfügung und lassen sich bequem und schnell wiederfinden. Und das bei absolut transparentem Überblick über den gesamten Prozess der Wertschöpfung.
Die zentrale Vorhaltung aller kaufmännischen Belege (inklusive Journalen, Afa- oder Saldenlisten) reduziert zudem Kosten und Risiken.

Microsoft-Integration

“Perfekt integriert in die bekannten Oberflächen aus Microsoft Office, AX, NAV und Co., lassen sich Dokumente bequem erstellen, bearbeiten, archivieren und recherchieren.”
Dank der konsequenten Integration in die vorhandene Microsoft-Infrastruktur stehen den Anwendern umfassende DMS-Funktionen direkt in ihren gewohnten Anwenderoberflächen zur Verfügung – egal, ob Outlook, SharePoint oder Microsoft Dynamics NAV, AX oder CRM.
Die Office-Integration ermöglicht die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte Workflows und die prozessorientierte, revisionssichere Ablage von Daten zum Kinderspiel.


Produktbroschüren

d.3 elektronische Archivierung (PDF)
d.3 Workflow (PDF)