Die rechtssichere Archivierung erlaubt es Unternehmen, Dokumente gemäß den rechtlichen Bestimmungen digital zu erfassen und damit die kostenintensiven Papierarchive zu entlasten oder ganz aufzulösen. Die neuen Möglichkeiten werden nicht nur von nationalen Unternehmen vermehrt wahrgenommen sondern auch von internationalen Unternehmen, die ihre bestehenden Systeme fit für den italienischen Markt machen wollen.

Das Postprotokoll mit d.3 wird heute erfolgreich in der öffentlichen Verwaltung Südtirols zur Erfassung und Protokollierung von Dokumentflüssen eingesetzt. Im Rahmen der Messe sollen auch Vertreter der öffentlichen Hand anderer Regionen über die vielfältigen Möglichkeiten der Produkte d.3 und Ecspand informiert werden.

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Robust, skalierbar, flexibel und individuell: so kennen wir db/portal, die e-Commerce Plattform der Firma Alpin. Im Rahmen des Projekts “sportler.com” wurden eine ganze Reihe von Modulen neu entwickelt oder angepasst. So war der Einbau der professionellen Suchmaschine “FactFinder” genauso eine Highlight, wie die Anbindung eines Microsoft Dynamics CRM System für den Bereich “mySportler”.

Ein von der Firma Alpin realisiertes Gutscheinmodul ermöglicht es, im Self-Service Treuepunkte gegen Gutscheine einzustauschen, die sofort ausgedruckt und in Echtzeit an sämtlichen Kassen von Sportler eingelöst werden können. Ein weiteres Projekt betraf die Umsetzung von einem Invoicing-Modul, um direkt aus dem Shopsystem heraus Rechnungen und Gutschriften zu erstellen, die den besonderen Anforderungen von e-Commerce gerecht werden: Umsätze außerhalb Italiens werden ab Erreichung bestimmter Schwellenwerte automatisch mit der Mwst. der Ziellandes fakturiert, die VAT wird an das jeweilige Finanzamt im Drittland abgeführt. Die Lösung von Alpin ermöglicht es, für den Kunden vollkommen transparent, diese komplexen Sachverhalte im Hintergrund abzuwickeln und fertige Rechnungsdaten zu generieren. Die Rechnung selbst wird über das Shipping Modul von Alpin gedruckt und in digitaler Form an das nachgeschaltete Navision ERP übermittelt.

Neue Zahlungsmodalitäten unterstützt das Payment Gateway “Wirecard” der gleichnamigen Firma. Mit einem darauf abgestimmten Modul hat Alpin auf die Anforderungen von Sportler reagiert. Für den Händler bedeutet das mehr Sicherheit, mehr Zahlungsarten, mehr Umsatzmöglichkeiten.

• Inhalt des Auftrags sind
• die digitale Archivierung der kaufmännischen und technischen Dokumente
• die Anbindung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV über die Standardschnittstelle “ecspand link for Dynamics NAV”
• die Optimierung des Eingangsrechnungsprozesses (Rechnungskontrolle & Zahlungsfreigabe) mittels Workflows
• die “rechtssichere” Archivierung der kaufmännischen Belege (“conservazione sostitutiva”)
• sowie die Abbildung der digitalen Projektakte im ECM-System ecspand
• sowie die Abbildung der digitalen Projektakte im ECM-System ecspand

Eine besondere Herausforderung in diesem Projekt stellt – neben der digitalen Abbildung der Verwaltungsstruktur, der Integration der GIS-Software (Geografisches-Informations-System), sowie der Archivierung von Bildern, technischen Zeichnungen und Plänen der kommunalen Rohr- und Leitungssysteme – die Dokumenten-Protokollierung (“protocollo informatico”) konform zur italienischen Gesetzgebung dar.

• Ziele des Projekts sind
• die digitale Archivierung der kaufmännischen und technischen Dokumente der Kernprozesse von Elpo.
• die Anbindung des ERP-Systems Replica über die Standardschnittstelle, welche Alpin im Laufe Ihrer langjährigen DMS-Aktivität entwickelt hat
• die Optimierung des Eingangsrechnungsprozesses (Rechnungskontrolle & Zahlungsfreigabe) mittels Workflows
• die “rechtssichere” Archivierung der kaufmännischen Belege (“conservazione sostitutiva”)
• sowie die Abbildung der digitalen Projektakte im ECM-System ecspand.

Möglich wurde diese bahnbrechende Neuerung durch das neue HGV-Service-Portal, das allen Kunden der HGV Dienstleistungsabteilungen zugänglich ist. Mit den persönlichen Benutzerdaten kann der Dienstleistungskunde auf die Betriebskennzahlen und nun auch auf das Matrikelbuch zugreifen. Das HGV-Service-Portal ist ein Ergebnis des stetigen Bestrebens des HGV, seinen Mitgliedern beste Dienstleistungen anzubieten und alle technischen Möglichkeiten zu nutzen, um die Dienstleistungsqualität weiter zu optimieren. »Mit diesem Service beweist der HGV ein weiteres Mal Weitsicht. Wir sind bislang der einzige Verband, der diesen Online-Service anbietet«, freut sich HGV-Präsident Walter Meister bei der Freischaltung des Portals. Das Portal wurde von der Abteilung EDV/Technik im HGV in Zusammenarbeit mit den Dienstleistungsabteilungen und der Firma Alpin GmbH erarbeitet und umgesetzt.

Lohnstreifen online
Seit einiger Zeit ist es auch möglich die Lohnstreifen online abzurufen und im Betrieb auszudrucken. Damit werden gleichzeitig auch die Probleme, die sich durch die postalische Zustellung ergeben haben, gelöst. »Immer wieder haben  sich Gastwirte beschwert, weil sich die Postzustellung der Lohnstreifen verzögerte. Dieses Problem gehört nun der Vergangenheit an«, ist auch Wilfried Albenberger, Leiter der Abteilung Personalberatung, von der neuen Serviceleistung begeistert. Alle Dokumente bleiben am Internetserver des HGV gespeichert. Somit können die Kunden das Archiv des HGV nutzen, um auf ältere Daten zuzugreifen, bzw. jederzeit Teile einer Lohnauswertung (beispielsweise Lohnstreifen eines Mitarbeiters) direkt im Betrieb ausdrucken.