Noi abbiamo le soluzioni.
Questo catalogo presenta in breve una dozzina di soluzioni che possono migliorare i vostri processi interni. Sia la scansione intelligente dei documenti con rilevamento automatico, sia la gestione di cartelle digitali o l’archiviazione a prova di revisione – noi abbiamo le soluzioni. E questo già nella soluzione standard. In uso dimostrato in produzione letteralmente migliaia di volte presso oltre 2.300 clienti in settori come industria, commercio, logistica, banche, assicurazioni, pubblica amministrazione, enti caritativi ed organizzazioni sociali, di sanità o del mercato regolamentato.
Scansione e classificazione
“La registrazione digitale e la selezione automatica di documenti cartacei, accelera i processi aziendali, riduce i tempi di gestione e supporta il vostro personale nella gestione delle attività quotidiane”. L’archiviazione digitale sarà efficace solo se i documenti vengono sottoposti ad una scansione corretta in modo facile, veloce e completamente automatico, distribuendo poi il documento direttamente al dipendente competente. Ed esattamente per questo d.velop sviluppa soluzioni di analisi e classificazione. I documenti cartacei vengono digitalizzati, il tipo di documento (ad esempio fatture o bolla di consegna) viene identificato, i dati rilevanti possono essere letti in modo affidabile e viene assegnata automaticamente la procedura corretta. Questo rende l’indicizzazione manuale non più necessaria e elimina il rischio di errori.
Archiviazione elettronica
“Meno carta in archivio, una maggiore trasparenza nelle sue pratiche commerciali, un archivio legale e a prova di revisione contabile e tutte le informazioni aziendali su sistemi di storage certificati – questi sono solo alcuni dei vantaggi di archiviazione elettronica con d.velop”. La corretta archiviazione dei documenti digitali in formati immutabili quali TIFF o PDF/A è il cuore di qualsiasi sistema ECM efficace. Pertanto, l’archivio digitale della d.velop è la soluzione ideale per tutti i dati, disegni tecnici su supporti cartacei, per le e-mail inclusi gli allegati – tutto archiviato centralmente e verificabile legalmente. E indipendentemente dal sistema di generazione originale. Questa soluzione soddisfa anche le normative di conformità quali GDPdU, GAAP, SOX e Co. Così si riducono i costi di stampa, carta e memorizzazione in modo efficace. La ricerca semplice ed efficace consente di risparmiare tempo prezioso.
Cartelle digitali
“Ricerca rapida di documenti, una visione perfetta in una chiara struttura (struttura di cartelle digitali) ed un personale efficiente e motivato – i vantaggi di un archivio digitale sono evidenti.” La cartella digitale rende superfluo un vasto archivio di cartelle di carta. Come soluzione standard di d.velop il sistema di cartelle digitali viene utilizzato per qualsiasi scopo, come ad esempio una cartella cliente, la cartella di contratto, di progetto, oppure cartelle cliniche etc. I documenti vengono archiviati automaticamente in cartelle attraverso un piano di struttura in modo da garantire una ricerca confortevole. Con ciò si garantisce la capacità di fornire informazioni corrette in modo veloce. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro, riduce il personale e, grazie al concetto ingegnoso di diritti si ottiene anche più sicurezza dei dati in azienda.
Amministrazione risorse umane
“Dimenticatevi degli archivi cartacei e del chaos documentale – questa soluzione accelera la gestione dei documenti di risorse umane, garantendo così una maggiore efficienza e trasparenza in tutta l’azienda.” La cartella digitale delle risorse umane è la soluzione per una efficiente gestione del personale. Tutti i documenti personali, dal contratto di lavoro ai messaggi di malattia sono archiviati digitalmente su un punto centrale e a disposizione dei responsabili incaricati. E anche tra più sedi – per una più rapida ricerca e passaggio di competenze. La cartella digitale fornisce un quadro trasparente di tutte le procedure e costituisce la base per un processo di lavoro basato su automazione dei processi HR, come la gestione delle applicazioni, la formazione, le spese di viaggio, ecc.
Elaborazione della posta in ingresso
“Con la distribuzione digitale e automatizzata della posta in arrivo si possono ridurre i tempi di trasporto, accellerare l’elaborazione e pianificare le risorse in modo più efficiente.” Come soluzione standard d.velop si può gestire la posta in arrivo, permettere l’elaborazione di tutti i documenti in arrivo, raccogliere tutti i documenti dalle lettere alle e-mail compresi gli allegati in modo semplice e digitale. Ovvio che resta possibile l’elaborazione facile e la creazione di revisioni, così come anche l’archiviazione giuridicamente sicura, nel caso si tratti di fatture, preventivi e bolle di consegna . Tutte le informazioni sono in un archivio centrale e sono disponibili a tutti i dipendenti autorizzati in qualsiasi momento e in qualsiasi posto, anche su più sedi. Questo porta ad una elaborazione più veloce, migliora la qualità del servizio, riduce lo sforzo manuale e, in ultima analisi, ad un rapido ritorno.
Elaborazione delle fatture
“Questa soluzione digitalizza e automatizza i processi manuali nella elaborazione delle fatture. Con ciò si riducono i costi, si ottengono margini di sconto e contestualmente si può anche aumentare la capacità di fornire informazioni ai dipendenti.” La soluzione d.velop per l’elaborazione delle fatture consente il riconoscimento automatico, la verifica e delibera delle fatture in collegamento diretto con i principali sistemi ERP ed è pienamente integrato nel sistema di ordini e nella contabilità finanziaria del sistema ERP. Questo aumenta la trasparenza dei processi contabili, riduce i tempi del ciclo di gestione, elimina i tempi di trasporto, permette di sfruttare gli sconti di pagamento in fattura e permette una puntuale chiusura di fine mese. Così, la liquidità di ciascuna azienda riceve un sostegno fondamentale.
Gestione E-Mail
“Gestione della posta elettronica d.velop è molto più che la semplice conservazione dei messaggi di posta elettronica. Documenti e allegati di pertinenza aziendale vengono letti centralmente e archiviati in modo sicuro e conforme alla legge – in cartelle digitali” La gestione della posta elettronica della d.velop SpA fornisce un archiviazione completa, una ricerca a lungo termine, l’archiviazione sicura e super-veloce di tutte le e-mail in ingresso ed in uscita. Questo riduce i costi, consente di risparmiare spazio sul server di posta elettronica ed evita la perdita di dati a causa dell’ eliminazione accidentale di messaggi da parte di singoli dipendenti. Tutti i contenuti vengono posizionati manualmente o automaticamente in cartelle digitali basate sui processi aziendali. Questo permette alla gestione della posta elettronica per esempio anche di lavorare a fianco della soluzione d.velop posta in ingresso.
Gestione contratti
“Gestione contratti digitale secondo d.velop consente di avere una visione trasparente di tutti i contratti attivi, sui loro archi di tempo e sui loro termini – lungo tutto il ciclo di vita del contratto. Questo riduce il tempo di ricerca e aumenta la sicurezza di processo.” La soluzione per la gestione sicura ed efficiente di tutti i documenti contrattuali soddisfa i requisiti di legge. Ciò consente di gestire contratti operativi, accordi di cooperazione o di sotto-licenza e contratti di manutenzione digitalmente con una ricerca veloce. E grazie alla mappatura coerente e completa di tutti i documenti si ottiene una vista assolutamente trasparente di tutte le scadenze e dei tempi di contratto. La capacità di gestione viene migliorata e il controllo semplificato immensamente.
Gestione qualità
“Una gestione di qualità ottimale richiede la completa tracciabilità di tutte le operazioni. La soluzione gestione qualità di d.velop Spa permette questo e molto altro, in modo digitale.” La gestione della qualità d.velop è la soluzione completa per l’intera documentazione di gestione della qualità. La soluzione supporta la gestione documentale standard, orientata al processo di gestione per tutti le norme di qualità in vigore quali ISO 9001, ISO 14001 e altri standard per l’ambiente regolamentato. Tutti i processi sono controllati da flussi di lavoro, compresa la notifica automatica dei dipendenti e delle versioni chiare nelle istruzioni di lavoro, nei moduli, manuali ecc. La facilità d’uso e la scalabilità della soluzione individuale lo rendono ideale per aziende di ogni dimensione.
Worklow – Business Process Modeling
“Il controllo della velocità di tutti i processi nei workflow digitali, aumenta la trasparenza e la capacità di fornire informazioni e assistenza. Con la rappresentazione grafica si migliora la capacità di pianificazione per le risorse aziendali.” La soluzione per il workflow e gestione dei processi aziendali (BPM) di d.velop consente la rappresentazione grafica e il controllo automatizzato dei singoli processi e delle responsabilità all’interno di un’azienda. Quindi è possibile utilizzare le risorse disponibili in più modi, per aumentare la velocità di elaborazione e quindi ottimizzare tutti i processi, come dal mantenimento dei dati anagrafici per una successiva revisione o l’approvazione dei documenti. In questo, la d.velop non solo fornisce la soluzione software, ma anche la precedente analisi individuale e le prestazioni di consulenza.
Integrazione ERP
“Grazie all’integrazione digitale con i principali sistemi ERP i documenti sono archiviati direttamente nell’interfaccia familiare ERP – insieme a tutti i dati anagrafici, semplificando e accelerando i processi di ricerca”. Questa soluzione è completamente integrata nel sistema esistente ERP. Così, i documenti ERP possono essere archiviati facilmente e conforme alla legge e si ottengono pratice cartelle digitali. I documenti nati nell’ ERP sono messi a disposizione dell’archivio digitale comprensivi di tutti i dati ordinari e descrittivi, permettendo la loro facile e rapida individuazione. E con la panoramica assolutamente trasparente dell’intero processo aziendale. La disposizione centrale di tutti i documenti amministrativi (come anche i libri giornale, di ammortamento o di contabilità) riduce anche i costi e i rischi.
Integrazione Microsoft
“Perfettamente integrato nella interfaccia familiare di Microsoft Office, AX, NAV e Co., si possono facilmente creare, modificare, archiviare e ricercare documenti”. Grazie all’integrazione coerente nella vostra infrastruttura Microsoft, gli utenti hanno piena funzionalità DMS direttamente all’interno delle loro interfacce utente familiari – non importa se sia Outlook, SharePoint e Microsoft Dynamics NAV, AX e CRM. L’integrazione con Office rende l’archivio digitale disponibile per la ricerca direttamente da Microsoft Office. Così si creano anche flussi di lavoro automatizzati e orientati ai processi aziendali, a prova di manomissione e con la memorizzazione dei dati in un attimo.
