Siete a conoscenza di quanti contratti avete in attivo? E di quanto vi costano? Con “gestione contratti” avrete sempre accesso ad un quadro generale riassuntivo! Il nostro applicativo vi permette di elaborare, ricercare e gestire qualsiasi forma di contrattualistica – con una semplicissima interfaccia utente all’interno di un browser. Grazie alla completa e uniforme visualizzazione di tutti i vostri contratti avrete sempre a disposizione una visione del valore della vostra azienda, delle relazioni aziendali e di tutte le conseguenze finanziarie e temporali. Un ulteriore aspetto è garantito dalla possibilità di integrare anche le vostre applicazioni strategiche IT.

• Gestire i contratti in digitale: Poche aziende possono ottenere una visione aggiornata di tutti i loro contratti con un semplice clic. Basta pensare che anche le piccole e medie imprese hanno tutta una serie di contratti con i corrispondenti diritti e obblighi, scadenze ed eventuali rischi da gestire.
• Più contratti di quanto si pensi: Esistono contratti in quasi ogni dipartimento di una società. Partendo spesso da contratti di lavoro e di progetto nel reparto risorse umane, sui contratti con i fornitori nel reparto acquisti, ai contratti con i clienti, ai diritti di brevetto, ai contratti di servizio, a quelli di affitto e di locazione, a accordi di cooperazione o di riservatezza fino alle assicurazioni di ogni genere. Non solo non si conosce esattamente il tipo e il numero di contratt, ma spesso è anche ignota la dislocazione del contratto originale firmato.

• Processo di creazione: Durante la formazione di un contratto di solito più persone – sia all’interno dell’azienda che all’esterno – saranno coinvolte, come la direzione, i reparti interni, l’ufficio legale, l’avvocato, il consulente d’azienda o la proprietà. Ciascuno dei soggetti coinvolti apporta modifiche o correzioni alla bozza di contratto in modo che è spesso impossibile tenere traccia precisa delle modifiche apportate.
• Scadenze e date: Un’ulteriore difficoltà della gestione dei contratti è quella di tenere traccia delle scadenze e delle date di validità. Così accade che i termini di recesso dal contratto vengono dimenticati, che le date di scadenza vengono notate troppo tardi. In questo modo l’impresa può sostenere anche grandi danni economici.

Soluzione

La gestione dei contratti di ogni azienda rimarrà una grande sfida. Un software professionale per la gestione dei contratti può però essere utile nei seguenti aspetti:

• I contratti saranno archiviati in forma digitale e identificabili in base a vari criteri di ricerca, come contraente, data del contratto, data di scadenza, tipo di contratto, i contenuti del contratto, compreso il riferimento alla dislocazione fisica del contratto originale.
• Nella creazione dei contratti, le modifiche vengono registrate e sono tracciabili.
• Modelli di autorizzazione permettono un controllo granulare degli accessi..

• Il fascicolo digitale di contratto: contiene oltre al contratto firmato anche gli allegati, la corrispondenza e gli altri documenti al contratto.
• Avvisi automatici per informare in tempo sulle date di scadenza, i termini, le opzioni di rinnovo e altre date che sono associate ad un contratto.
• Requisiti di legge (ad esempio Basilea II, SOX / SOA …) sono soddisfatti.

 Con la soluzione gestione contratti si ottiene una visione unica di tutti i contratti attivi e delle loro scadenze. Il tutto avviene in completa trasparenza, senza rischio di scordare scadenze e termini di disdetta. Un ulteriore vantaggio: si tratta di un prodotto completo e non di una soluzione a progetto.