Prozesslösungen für Ihren SharePoint.

ECSpand ist das optimale Addon, um mit SharePoint Ihre dokumentenbasierten Prozesse abzubilden. Gerade im Bereich der ECM-Funktionen versteht ECSpand es, Microsoft SharePoint abzurunden und zu vervollständigen. Die maßgeschneiderten ECSpand Solutions sorgen für den reibungslosen, effektiven und komfortablen Ablauf Ihrer digitalen Geschäftsprozesse. Die ECSpand Solutions bieten Ihnen aufbauend auf Microsoft SharePoint vorgefertigte Lösungspakete für verschiedene Themenstellungen:


Dynamics Integration. Intelligenter Arbeiten.

„Bei der ecspand-Lösung Dynamics Integration liegen die Vorteile auf der Hand: Geschäftsprozessoptimierung, vorgangsbezogene Transparenz, schnelle Auskunftsfähigkeit. Und die revisionssichere Archivierung der erzeugten steuerrelevanten Dokumente sowie die Erfüllung von diversen Gesetzesvorgaben machen die Lösung zu einer runden Sache.“

Die Lösung besteht aus zwei grundlegenden Funktionsblöcken: Verarbeitung von ausgehenden sowie eingehenden Dokumenten. Dadurch stehen nicht nur die vom Anwender erzeugten Belege innerhalb von SharePoint zur Verfügung, sondern auch die übrigen prozessbeteiligten Dokumente. ecspand Dynamics Integration bietet ebenfalls eine Erweiterungsmöglichkeit zur digitalen Eingangsrechnungsprüfung.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlighs

  • Direkter Aufruf der abgelegten
  • Dokumente aus Dynamics heraus
  • Zusammenfassung sämtlicher
  • Dokumente in spezifische Vorgänge und Akten
  • Nahtlose Integration
  • Bekannte Oberfläche
  • Einheitliche MS-Plattform
  • Basierend auf dem standardisierten
  • Objektmodell von Dynamics
  • Integration für Dynamics NAV, AX und CRM
  • Module sind einzeln selektierbar (z. B. Archivierung nur im Finanzbereich)
  • Zertifizierte Schnittstelle

E-Mail-Management. Tausche Mailflut gegen Struktur.

„E-Mail-Archivierung? Heutzutage ein Muss! Noch besser: E-Mail-Management mit der gleichnamigen ecspand-Lösung. Warum? Sie haben das gute Gefühl im garantiert rechtsicheren Raum zu sein, Ihre E-Mails werden perfekt gemanagt, also zugeordnet, beantwortet, gesetzeskonform aufbewahrt und können jederzeit recherchiert werden.“

Auch diese fertig vorkonfigurierte ecspand-Lösung stellt umfassende Funktionen bereit. Ihre E-Mail-Kommunikation wird in Bezug auf technische, organisatorische und juristische Betrachtungsweisen optimiert durchgeführt. Ihr E-Mail-System wird entlastet, die Mails lassen sich jeweiligen Geschäftsprozessen zuordnen. Die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung werden eingehalten, somit die Compliance-Vorgaben über den gesamten Lebenszyklus erfüllt.

Automatische E-Mail-Klassifizierung und inhaltliche Erschließung zur weiteren Nutzung in strategischen IT-Systemen ist eine weitere mögliche Ausbaustufe.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Transparente Suche über alle relevanten E-Mails im eigenen Postfach und bei Bedarf im SharePoint Archiv
  • keine lokalen PST Dateien
  • Vorgangsbezogene Ablage durch Outlook Integration
  • Volle Nachvollziehbarkeit und Bereitstellung (eDiscovery)
  • Entlastung der Exchange Datenbank
  • Übernahme von PST Dateien
  • Optimiertes Recovery des Exchange Servers
  • kürzere Backupzeiten
  • Bessere Performance
  • Einfache Administration
  • Exchange 2010-ready

Office-Integration. Zeitsparen ist wertvoll.

„Die ecspand Office Integration sorgt für eine schnelle und einfache Ablage von vorgangsorientierten E-Mails und Office-Dateien. Einfach per Drag & Drop in die persönliche Ablagestruktur ziehen. Praktisch!“

Diese Lösung ist die universelle Schnittstelle zur vorgangsbezogenen Ablage jeglicher Informationsobjekte (Office-Dateien und E-Mails). Die schnelle und sichere Ablage in den SharePoint entlastet den Anwender und sorgt für einfaches und praktisches Handling.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Intuitive und kontextbezogene Ablage sämtlicher Dokumente
  • Vereinfachte Verschlagwortung durch automatisierte Übernahme von Ordnungskriterien
  • Vorgangsbezogene Ablage von E-Mails
  • Einfaches Drag & Drop
  • Universelle Schnittstelle
  • Zentrale Administration
  • Nur einmalige und zentrale Konfiguration

Patentmanagement. Ihre (Patent-) Rechte im Blick.

„Die Lösung Patentmanagement: ein MUSS für jedes innovative Unternehmen mit hohen Entwicklungsaufwendungen. Laufende eigene Patent-Projekte werden komplett organisiert und überwacht. Ein Zusatzmodul sorgt für einen automatischen Download von Schutzrechten aus allen weltweiten Patentdatenbanken nach hinterlegten Interessenprofilen. So behalten Sie Ihren Wettbewerb im Überblick und können sich ganz auf Ihren Wettbewerbsvorsprung durch Innovation konzentrieren. Ganz schön patent, oder?“

Diese Lösung bietet Ihnen eine komplette Sicht auf alle schutzrechtsrelevanten Dokumente und Vorgänge und unterstützt die Patentabteilung bei der Recherche in allen weltweit verfügbaren Schutzrechten sowie deren Überwachung, Evaluierung und Analyse. Ebenfalls von großem Vorteil: es wird eine medienbruchfreie Zusammenarbeit zur Organisation und Verwaltung von Entwicklungsprojekten ermöglicht und die Unternehmensführung kann eine Bewertung des Marktes vornehmen. Auch Externe können problemlos teilnehmen.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Integration der Anwendungen aller schutzrechtsrelevanten Prozesse
  • Virtuelle Zusammenfassung von beliebigen Patentinformationen und der relevanten Dokumente
  • Zuordnung der Schutzrechte angemeldeter Patente
  • Überwachung, Projektverwaltung, Evaluation in eine einheitliche und komplett webbasierende Anwendung
  • Keine lokal installierte Clientsoftware notwendig
  • Lösung basierend auf SharePoint-Technologien
  • Schnelle Bereitstellung in ein Extranet oder Intranet
  • Maximale Flexibilität bei gleichzeitiger hoher Upgradesicherheit durch Standardisierung

Posteingang. Automatisch Weiterleiten.

„Die Lösung gegen die drohende Papierflut: die Posteingangslösung von ecspand für den SharePoint. Sie beschleunigt die Durchlaufzeiten, Informationen werden schneller transportiert und transparent dargestellt, kurzum: das System erledigt Routineaufgaben und somit entsteht ein guter ROI und neuer Freiraum für qualifizierte, kreative Tätigkeiten.“

Mit dieser Lösung können Sie die Posteingangsverteilung elegant digitalisieren und integrieren. Sie besteht aus einer Scanverarbeitung, einer automatischen Klassifizierung und einem Workflow, der die Dokumentenweiterleitung steuert und Notizen digital speichert. Durch die enge Verzahnung wird der komplette Posteingang den Prozessen zugeordnet und den Verantwortlichen als Aufgabe mit Termin zugestellt. Diese Lösung lässt sich auch problemlos mit der E-Mail-Management-Lösung kombinieren.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Einfachheit
  • Arbeiten in der gewohnten Anwendung
  • Universelle Lösung für den gesamten Posteingang und andere Dokumentenbestände
  • Optimieren des Posteingangs, vor allem bei einer dezentralen Verteilung
  • Reduzierung der Papier- und Mailflut
  • Nutzen von bestehenden Dokumentenscannern und Multifunktionsgeräten
  • Load Balancing: definiert, welche und wie viele Dokumente in den einzelnen Postkörben liegen dürfen
  • Warnhinweise, wenn der Prozess ins Stocken gerät
  • Kurze Einrichtungszeiten und kontinuierliche Optimierung im Betrieb

Qualitätsmanagement. Qualität überzeugt.

„Die ecspand-Lösung Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die Abläufe im Unternehmen anforderungsgerecht und qualitätshaltig strukturiert werden. Sie erfüllt die Compliance-Vorgaben und nutzt Qualitätsmanagement-Methodiken, z. B. nach Six Sigma. Hervorzuheben ist sicherlich auch die lückenlose Vorbereitung und Protokollierung von Audits.“

Die im Rahmen einer Qualitätssicherung anfallenden Informationen und Dokumente verwaltet ecspand anhand digitaler Leitwege. Vorlagen und Textbausteine vereinfachen das Qualitätsmanagement. Eingerichtete Dokumentbibliotheken geben Ihnen einen direkten Überblick über z. B. Arbeitsanweisungen, Formblätter und Handbücher. Fristen und Wiedervorlagetermine sorgen dafür, dass Sie stets die Übersicht behalten. Vervollständigt wird das Qualitätsmanagement durch die Einbindung eines Prüfungs- und Freigabeworkflows inklusive Inkraftsetzungsfunktion.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Strukturierte Abbildung der Dokumente entsprechend ISO Norm
  • Prozessorientierte Abbildung entsprechend Aufbau- oder Ablaufplanung
  • Komfortable Suche nach QM Dokumenten
  • Unterstützung aller Aufgaben durch mehrstufige Workflows
  • Intuitives Arbeiten durch volle Office Integration
  • Schnelle Bereitstellung in ein Extranet oder Intranet
  • Maximale Flexibilität bei gleichzeitiger hoher Upgrade-Sicherheit durch Standardisierung
  • Grafische Visualisierung und Navigation durch die Prozesse mit MS Visio
  • Automatische PDF-Erzeugung

SAP Integration. Abläufe optimieren.

„Mit der SAP Integration ist die Einhaltung der Compliance Anforderungen ganz einfach möglich; die vollständige Ablage kann sichergestellt werden, strategische Plattformen werden zusammengebracht und Geschäftsprozesse optimiert.“

Archivierung für SAP: mit ecspand ganz unkompliziert und vor allem in der gewohnten SAP-Oberfläche. Durch die Verarbeitung von ausgehenden und eingehenden Dokumenten sind Sie in der Lage nicht nur die vom Anwender erzeugten Belege innerhalb von SharePoint zur Verfügung zu haben, sondern auch die übrigen prozessbeteiligten Dokumente bereitzustellen: alle Dokumente auf einen Blick.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • gewohnte Recherchemöglichkeiten in SharePoint auf Basis von ecspand (für non-SAP Anwender) und aus SAP heraus möglich (für SAP Anwender)
  • Anwender bleiben in ihrer gewohnten Umgebung (SAP und SharePoint)
  • Automatische Aktenbildung in ecspand (direkter Aufruf der abgelegten Dokumente aus SAP heraus)
  • Nahtlose Integration
  • Zertifizierte archive link Schnittstelle inkl. Content Server Anbindung
  • Customizing über SAP Standard
  • Verarbeitung ausgehender und eingehender Belege (per Barcode)
  • Zertifizierter Dokumentenaufruf direkt aus der SAP Maske (via Verknüpfungseintrag)
  • Anzeige im Webbrowser
  • Archivierung der Dokumente

SAP Eingangsrechnungsverarbeitung. Gute Übersicht.

„Die Vorteile der ecspand-Lösung SAP Eingangsrechnungsverarbeitung sind in knappen aber entscheidenden Worten erklärt: Automatisierung, Kosteneinsparung, Transparenz. Die Prozessgeschwindigkeiten werden erhöht und zeitnahe Monatsabschlüsse möglich gemacht.“

Mit durchgehenden, elektronischen Prozessen sorgt diese Lösung für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen in Verbindung mit SAP. Die unterschiedlichen Reportings bieten Transparenz aller rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Ideal, um Zeit und Kosten zu sparen und den ROI zu verbessern. Die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, die Dokumente sind schneller verfügbar und das über Standortgrenzen hinweg.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Nahtlose Integration
  • Einfachheit
  • Bekannte Oberfläche
  • Keine Medienbrüche mehr
  • Keine aufwändigen Rückfragen
  • Komplette Prozesstransparenz
  • Minimierung der manuellen Schritte für die Rechnungsbearbeitung
  • SAP-Integration über zertifizierte Schnittstellen
  • Nutzung von vorhandenen Plattformen
  • Reibungsloses Involvieren von weiteren Prozessteilnehmern
  • ADS-Anbindung
  • Hochwertige Rechnungserkennung

Scan. Scan & more.

„Die zentrale Scansoftware von ecspand sorgt für eine konsequente Nutzung von SharePoint. Papier wird digitalisiert und klassifiziert. Kein Medienbruch mehr, keine Mehrfachablage mehr. Die bestehende IT-Infrastruktur kann beibehalten werden. Geht es noch besser? Wohl kaum!“

Die Scanlösung kümmert sich um die Digitalisierung der bestehenden oder neu anfallenden Papierdokumente. Sie haben die Möglichkeit über zentrale Scanstellen und Anlieferungsverfahren Ihre papierbasierten Belege ganz einfach im SharePoint zu hinterlegen. Die gängigen Möglichkeiten wie z. B. Barcodeerkennen, automatische Seitenorientierung und automatisches Entfernen von Leerseiten sind entsprechend in einer Applikation verfügbar – wahlweise mit Klassifizierung und Indexierungsmaske direkt in der Scanapplikation. Diese Lösung ist auch mit der ecspand-Lösung Posteingang kombinierbar.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Komfortables Scannen direkt in den SharePoint
  • Manuelle, halbautomatische und automatische Verschlagwortung erleichtern das schnelle Erfassen der Belege
  • Intuitive Oberfläche
  • Scannen von Einzelseiten und Stapelscanning
  • Schnelles Roll-Out zentraler und dezentraler Scanstationen
  • Einfache Integration bestehender Hardware in das SharePoint-Umfeld
  • Einbindung von Desktop oder Netzwerkscannern
  • Integrierte OCR-Erkennung

SharePoint Compliance. Ihr gutes Recht.

„Mit SharePoint Compliance wird eine revisionssichere und gesetzeskonforme Langzeitarchivierung aller aufbewahrungswürdigen Daten sichergestellt. Alle Komponenten wurden durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert.“

Gesetze, Regeln und Richtlinien müssen auch mit SharePoint eingehalten werden. Der Gesetzgeber schreibt immer öfter die revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten auf nationaler und internationaler Ebene vor. Wir lösen dies mit der fertig vorkonfigurierten Lösung SharePoint Compliance. Aufbewahrungspflichtige Daten werden auf Basis der gesetzlichen oder internen Aufbewahrungsfristen archiviert. Innerhalb der Retentionszeit können archivierte Dateien auf andere Archivmedien verschoben und kopiert werden. Das physikalische Löschen von Dateien ist jedoch erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist möglich.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Keine Schulung notwendig
  • Einfaches und transparentes Wiederauffinden aller Dokumente und Versionen
  • Nutzen der gewohnten Anwendung
  • Entlastung der SharePoint SQL Datenbank
  • Schnelleres Backup und Recovery
  • Optimale Speicherauslastung
  • Zertifizierte Schnittstelle
  • Flexibel konfigurierbare
  • Retentionszeiten
  • Einfache Administration über SharePoint

Vertragsmanagement. Ordnung für Ihre Verträge.

„Mit der Lösung Vertragsmanagement ist eine Übersicht über alle aktiven Verträge und Laufzeiten gegeben. Transparenz ist vorprogrammiert, Kündigungen und Fristen werden nicht mehr vergessen. Ein weiterer Vorteil: es handelt sich hierbei um ein komplettes Produkt, nicht um eine Projektlösung.“

Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und was Sie das alles kostet? Verschaffen Sie sich Übersicht! Die browserbasierte Lösung ermöglicht die Erfassung, Recherche und Verwaltung beliebiger Vertragsformen. Erstellen Sie, dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Verträge, eine umfassende Sicht auf den Wert Ihres Unternehmens, Ihrer Geschäftsbeziehungen und über zeitliche und finanzielle Auswirkungen. Auch Ihre strategischen IT-Anwendungen lassen sich integrieren.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Komfortables Verwalten sämtlicher Vertragsarten
  • Einhalten von Fristen
  • Prozessorientierte Erstellung der Verträge
  • Intuitive Bedienung und hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Lösung basierend auf SharePoint Technologien
  • Schnelle Bereitstellung in ein Extranet oder Intranet
  • Maximale Flexibilität bei gleichzeitiger hoher Upgrade-Sicherheit durch Standardisierung

Workflow. Bessere Zusammenarbeit.

„Die Workflow-Lösung verbindet Abteilungen, steigert die Transparenz, erhöht die Prozessgeschwindigkeit und die Auskunftsfähigkeit.“

Diese Lösung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die internen Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren. Egal ob Stamm- oder Personaldatenpflege, Genehmigungen, Freigaben, Freizeichnungen oder andere Abläufe. Komplexe Workflows können auf Basis von SharePoint einfach und schnell über den Webbrowser erstellt werden. Geschäftsabläufe werden automatisiert, informative Berichte erstellt. Die nahtlose Integration in den SharePoint ermöglicht es, die Dokumente und Informationen noch zielgerichteter zu verbreiten und Prozesse zu vereinheitlichen und zu überwachen.

Benutzerfreundlichkeit und technische Highlights

  • Einfach und alles auf einen Blick
  • Schnelle Weiterleitung
  • Schnellere Reaktion
  • Bessere Auskunftsfähigkeit
  • Nutzung der bestehenden Infrastruktur
  • Basiert auf der Windows
  • Workflow-Foundation
  • Zugriff auf die Daten der strategischen IT-Anwendungen

Produktbroschüren

10 Gründe für die ECSpand services
10 Gründe für ECSpand Vertragsmanagement
ECSpand Depliant
ECSpand Lösungsbroschure
ECSpand Vertragsmanagement