Ordnung für Ihre Verträge.

Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und was Sie das alles kostet? Verschaffen Sie sich Übersicht! Die browserbasierte Lösung “Vertragsmanagement mit Ecspand” ermöglicht die Erfassung, Recherche und Verwaltung beliebiger Vertragsformen. Erstellen Sie, dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Verträge, eine umfassende Sicht auf den Wert Ihres Unternehmens, Ihrer Geschäftsbeziehungen und über zeitliche und finanzielle Auswirkungen. Auch Ihre strategischen IT-Anwendungen lassen sich integrieren.

  • Verträge digital verwalten: Nur wenige Unternehmen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei besitzen selbst kleine und mittlere Unternehmen eine Vielzahl von Verträgen mit entsprechenden Verpflichtungen und Rechten, Fälligkeiten und Fristen sowie damit verbunden Risiken.
  • Mehr Verträge als Sie denken: Verträge werden in nahezu jeder Abteilung eines Unternehmens geschlossen und verwaltet. Beginnend bei Arbeits- und Projektverträgen in der Personalabteilung, über Verträgen mit Lieferanten in der Einkaufsabteilung, bis hin zu Verträgen mit Kunden, Patentrechten, Dienstleistungsverträgen, Miet- und Leasingverträgen, Kooperationsverträgen und Geheimhaltungsvereinbarungen und Betriebsversicherungen aller Art. Häufig ist nicht nur die Art und Anzahl der Verträge unbekannt, sondern auch der Aufbewahrungsort des unterzeichneten Originalvertrages.
  • Erstellungsprozess: Bei der Entstehung eines Vertrages sind in der Regel mehrere Personen – sowohl unternehmensintern als auch extern –beteiligt, wie etwa die Geschäftsführung, interne Fachabteilungen, die Rechtsabteilung, der Rechtsanwalt, der Wirtschaftsberater sowie der Vertragspartner. Jede der beteiligten Personen führt Ergänzungen oder Korrekturen am Vertragsentwurf durch, sodaß es häufig unmöglich ist, einen Überblick über die getätigten Änderungen zu behalten.
  • Fristen und Termine: Eine weitere Schwierigkeit bei der Verwaltung von Verträgen ist es, den Überblick über Fristen, Fälligkeiten und Termine zu behalten. So kommt es vor, daß Kündigungsfristen versäumt und Fälligkeiten zu spät bemerkt werden. Auf diese Weise kann einem Unternehmen großer wirtschaftlicher Schaden entstehen.

Lösung

Die Verwaltung von Verträgen stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Eine professionelle Software für Vertragsmanagement kann folgendermaßen behilflich sein:

  • Verträge werden digital archiviert und können über verschiedene Suchkriterien wie z. B. Vertragspartner, Vertragsdatum, Fälligkeit, Vertragsart, Vertragsinhalte schnell und einfach gefunden werden, inklusive des Hinweises auf den Standort des Originalvertrages.
  • Bei der Entstehung von Verträgen werden sämtliche Änderungen protokolliert und sind so jederzeit nachvollziehbar.
  • Berechtigungsmodelle erlauben eine gezielte Zugriffsteuerung.
  • Digitale Vertragsakte: diese enthält zusätzlich zum unterzeichneten Vertrag auch noch Anhänge, Schriftverkehr und sonstige Dokumente zum Vertrag.
  • Automatische Benachrichtigungen informieren rechtzeitig über Fälligkeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen und sonstige Termine, die im Zusammenhang mit einem Vertrag stehen.
  • Gesetzliche Anforderungen (z. B. Basel II, SOX/SOA…) werden erfüllt.

 Mit der Lösung Vertragsmanagement ist eine Übersicht über alle aktiven Verträge und Laufzeiten gegeben. Transparenz ist vorprogrammiert, Kündigungen und Fristen werden nicht mehr vergessen. Ein weiterer Vorteil: es handelt sich hierbei um ein komplett-Produkt, nicht um eine Projektlösung.