Markas – mit Digitalisierung zu effizientere Prozesse
30.04.2025 | Enterprise Content Management
Die Markas GmbH mit Zentrale in Bozen und weiteren Standorten in Italien, Österreich und Rumänien setzte auf moderne digitale Lösungen zur Archivierung und Verwaltung ihrer Dokumente. Schrittweise wurde dabei die ECM-Lösung d.3ecm Suite der d.velop AG eingeführt – in Zusammenarbeit mit der Bozner Digitalisierungsexpertin Alpin GmbH. Markas, ein international tätiges Dienstleistungsunternehmen mit über 9.000 Mitarbeitenden und über drei Jahrzehnten Branchenerfahrung, betreut öffentliche und private Einrichtungen – darunter Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Bildungseinrichtungen und Hotels – mit einem breiten Leistungsangebot: Reinigung, Catering, Logistik, Housekeeping und maßgeschneiderte Servicepakete.
Ein starker Partner für die Digitalisierung
Ziel der Zusammenarbeit war es, den internen Informationsfluss zu optimieren und digitale Prozesse nachhaltig zu etablieren.
„Mit Alpin haben wir einen erfahrenen und regional verankerten Partner an unserer Seite gehabt, der unser Unternehmen mit seiner Expertise auf dem Weg in die digitale Zukunft begleitet hat“, betonte Evelyn Kirchmaier, Generaldirektorin von Markas.
Von der Rechnung bis zur Personalakte: Digitale Prozesse im Einsatz
Ein wesentlicher Schritt war die Integration des DMS in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Dabei wurde die Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert – inklusive intelligenter Belegerkennung und einem eigens für Markas entwickelten Freigabeprozess. Das Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz, geringere Kosten und die Einhaltung aller Zahlungsziele.
Auch in anderen Bereichen entfaltete das System seinen Nutzen. Die Personalabteilung arbeitete mit der digitalen Personalakte: Lohnzettel, Schulungsnachweise, Krankmeldungen und weitere Unterlagen wurden automatisiert abgelegt und revisionssicher verwaltet. Die klare Strukturierung und gezielte Rechtevergabe garantierten, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten hatten.
Effiziente Verwaltung – auch im Fuhrpark
Darüber hinaus wurde der rund 400 Fahrzeuge umfassende Fuhrpark digitalisiert. Alle wichtigen Unterlagen wie Versicherungen, Servicetermine, Steuerbescheide oder Inspektionsnachweise wurden zentral in digitalen Fahrzeugakten verwaltet. Durch automatische Fristenüberwachung wurden wichtige Termine nicht mehr übersehen – Verzögerungen und Bußgelder gehörten damit der Vergangenheit an.
„Nach rund einem Jahr gemeinsamer Projekte sahen wir deutliche Verbesserungen in unseren administrativen Abläufen“, zog Evelyn Kirchmaier eine positive Bilanz.
Mit der Alpin GmbH an ihrer Seite trieb Markas die Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse zielgerichtet und erfolgreich voran.
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