Revolution in der Unternehmenskommunikation - Integration von DMS und Microsoft Teams
Ein Virus veränderte die Arbeitswelt
Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack haben in kürzester Zeit Einzug in fast jedes Unternehmen gehalten. Insbesondere das Microsoft Produkt erfreut sich – Dank seiner Integration in die weit verbreitete Office-Suite – einer großen Beliebtheit. Moderne Teams kommunizieren dabei in Chats anstatt anhand von E-Mails, Meetings finden vielfach remote statt, Social-Media-Funktionen wie “Emojis” bringen neuen Schwung in die Arbeitswelt. Der Einsatz derartiger Tools eröffnet viele neue Möglichkeiten in der modernen Unternehmenskommunikation.
Dokumente aus d.velop documents in Teams teilen
Viele Ihrer Unternehmensdokumente befinden sich bereits strukturiert abgelegt im DMS.
Diese Dokumente werden auch des Öfteren in den Kommunikationsabläufen innerhalb von MS-Teams benötigt.
Durch die in der nebenstehenden Abbildung gezeigten Integration zwischen d.velop documents und Teams können Dokumente per Knopfdruck in Teams geteilt werden.
Wichtig: es werden dabei keine Kopien der Dokumente erstellt, sondern Links geteilt. Damit ist gewährleistet, dass nach wie vor mit originalen und aktuellen Dokumentversionen gearbeitet wird und Dokumente nach wie vor an einer Stelle zentral gespeichert und gefunden werden!
Abb. 1: Recherchierte Dokumente können per Teams-Button direkt in Teams geteilt werden.
Dokumente aus d.velop documents in Teams verfügbar machen
Im Umkehrschluss bietet die Integration zwischen d.velop documents und MS-Teams die Möglichkeit, dass Benutzer benötigte Dokumente komfortabel und einfach innerhalb von Teams-Kanälen suchen und anzeigen können.
Dabei kann auf alle bekannten und etablierten Suchmöglichkeiten (Metadaten-Suche, Volltextsuche, Aktennavigation etc.) zurückgegriffen werden.
Abb. 2: Dokumente aus d.velop documents können direkt in Teams-Kanälen gesucht und angezeigt werden
Der Kontext macht die Musik
Eine aktive Suche nach Dokumenten direkt in den Teams-Kanälen (wie im vorhergehenden Abschnitt erläutert) ist absolut hilfreich.
Noch effizienter und für Benutzer komfortabler ist die Möglichkeit, Dokumente und Akten aus d.velop documents vollkommen automatisch und bezogen auf den Teams-Kontext anzuzeigen, ohne dass der Benutzer aktiv Aktionen im DMS dazu ausführt.
So können beispielsweise in Teams-Kanälen automatisch die zugehörigen Kunden-, Lieferanten-, Projekt- oder Personalakten aus d.velop documents angezeigt werden.
Abb. 3: Automatische kontextbezogene Anzeige einer Kundenakte im Teams-Kanal des Kunden
Prozesse erstellen, steuern und ausführen
Digitale strukturierte Ablage von Dokumenten und effizienter Zugriff darauf ist mittlerweile eine Selbstverständlichkeit beim Einsatz von d.velop documents.
Unsere Integration in Microsoft Teams bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, direkt in Teams auf sämtliche Funktionen des Workflow- und Business-Process-Managements von d.velop documents zugreifen zu können.
In diesem Zusammenhang können Benutzer an den etablierten Unternehmensprozessen (wie beispielsweise Freigabe von Eingangsrechnungen, Außendienst- oder Urlaubsantrag, Spesenabrechnung, Purchase to pay etc.) teilnehmen, ohne MS-Teams verlassen zu müssen.
In den Prozessen benötigte Dokumente sind per Knopfdruck verfügbar, ganz so wie Benutzer dies aus dem d.velop documents-System gewohnt sind.
Abb. 4: Direkt innerhalb von Teams können Prozesse des DMS-Systems erstellt, ausgeführt und überwacht werden
Die volle DMS-Power in Teams
Neben den bereits genannten Funktionen stehen den Anwendern durch die nahtlose Integration von d.velop documents und MS-Teams sämtliche Funktionen der d.velop-Welt zur Verfügung.
Das in MS-Teams integrierte Cloud-Cockpit bietet den entsprechenden Einstiegspunkt. Einige Beispiele sind die direkte Ablage und Speicherung von Dokumenten, die digitale Signatur, die Integration in DocuSign, das Scannen von Dokumenten etc.
Damit verschmelzen d.velop documents und Teams zu einer modernen Digitalisierungs- und Kommunikationsplattform, die den Anwender begeistert und effizientes verteiltes Arbeiten einfacher macht.
Abb. 5: Durch direkte Integration der Cloud-Oberfläche in Teams stehen sämtliche DMS-Funktionen vollumfänglich und ohne Einschränkung zur Verfügung
Gerne beraten wir Sie in allen Belangen des Zusammenspiels zwischen d.velop documents und Microsoft Teams. Zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
