Bauamtsakten digitalisieren, mit d.velop documents und GOffice verknüpfen
07.08.2026 | Enterprise Content Management
Papierakten kosten Zeit. Wer eine Information sucht, blättert durch Ordner, fragt im Kollegenkreis nach oder wartet auf die Rückgabe eines ausgeliehenen Aktes. Mit dem digitalen Import von Bauamtsakten in d.velop documents und der Verknüpfung mit dem Bauamtsprogramm GOffice steht Mitarbeitenden im Bauamt jede Information sofort zur Verfügung, strukturiert, durchsuchbar und direkt im gewohnten Arbeitsumfeld.
Der Nutzen für Ihre Gemeinde
- Schneller Zugriff: Alle Bauamtsakten sind digital verfügbar und direkt aus GOffice heraus abrufbar, ohne Suche im Archiv.
- Weniger Aufwand: Der Import erfolgt automatisiert. Mitarbeitende müssen Akten nicht händisch anlegen oder verschieben.
- Durchgängiger Prozess: Von der Papierakte bis zur digital verknüpften Akte im Bauamtsprogramm entsteht ein einheitlicher Ablauf.
- Weniger Fehlerquellen: Eine sorgfältige Qualitätskontrolle stellt sicher, dass die importierten Daten korrekt zugeordnet sind.
So funktioniert der Service
Alpin bietet Gemeinden einen strukturierten Ablauf, um Bauamtsakten zu digitalisieren und in die bestehenden Systeme zu integrieren.
Digitalisierung der Papierakten
Ein spezialisierter Scandienstleister übernimmt die Digitalisierung der Bauamtsakten und stellt die Dokumente inklusive Metadaten wie Bauplatznummer oder Adresse bereit.
Einrichtung des Importmechanismus
Alpin richtet einen automatisierten Importprozess auf dem d.velop documents-Server der jeweiligen Gemeinde ein, in Abstimmung mit der zuständigen IT-Abteilung.
Import der digitalisierten Akten
Die Techniker von Alpin führen den Import durch. Grundlage dafür ist ein standardisiertes Metadatenformat im Dateinamen der Scans.
Qualitätskontrolle
Nach dem Import werden die Daten geprüft und etwaige Unstimmigkeiten in den Metadaten korrigiert.
Verknüpfung mit GOffice
Abschließend werden die importierten Bauamtsakten in d.velop documents mit GOffice verknüpft, sodass Bauamtsleitung und Gemeindenverband durchgängig auf die Unterlagen zugreifen können.
Vor dem eigentlichen Import sichtet Alpin gemeinsam mit den zuständigen Key Usern die bisherige Arbeitsweise und die genutzten Kategorien in d.velop documents. Darauf aufbauend wird festgelegt, welche Dokumente in bestehende Akten einfließen und für welche eine neue Akte angelegt wird.
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