Digitalizzate gli atti dell’ufficio tecnico e collegateli a d.velop documents e GOffice
07.08.2026 | Enterprise Content Management
Gli archivi cartacei fanno perdere tempo. Quando cercate un’informazione, dovete sfogliare cartelle, chiedere ai colleghi o aspettare che un fascicolo preso in prestito venga restituito. Con l’importazione digitale degli atti dell’ufficio tecnico in d.velop documents e il collegamento con il programma per l’ufficio tecnico GOffice, i collaboratori dell’ufficio tecnico hanno immediatamente a disposizione tutte le informazioni, strutturate, ricercabili e direttamente nell’ambiente di lavoro abituale.
I vantaggi per il Vostro Comune
- Accesso rapido: tutti gli atti dell’ufficio tecnico sono disponibili in formato digitale e possono essere consultati direttamente da GOffice, senza dover cercare nell’archivio.
- Meno lavoro: l’importazione avviene automaticamente. I collaboratori non devono creare o spostare manualmente i fascicoli.
- Processo continuo: dal fascicolo cartaceo al fascicolo digitale collegato al programma dell’ufficio tecnico, si crea un processo uniforme e completo.
- Meno fonti di errore: un accurato controllo di qualità garantisce che i dati importati siano correttamente associati.
Come funziona il servizio
Alpin offre ai Comuni un processo strutturato per digitalizzare gli atti dell’ufficio tecnico e integrarli nei sistemi esistenti.
Digitalizzazione degli atti cartacei
Un fornitore specializzato nei servizi di scansione si occupa della digitalizzazione degli atti dell’ufficio tecnico e mette a disposizione i documenti insieme ai relativi metadati, come il numero della particella o l’indirizzo.
Configurazione del meccanismo di importazione
Alpin configura un processo di importazione automatizzato sul server d.velop documents del rispettivo Comune, in collaborazione con il reparto IT competente.
Importazione degli atti digitalizzati
I tecnici di Alpin eseguono l’importazione. A tal fine viene utilizzato un formato standardizzato per i metadati, integrato nel nome dei file delle scansioni.
Controllo di qualità
Dopo l’importazione, i dati vengono verificati e le eventuali incongruenze nei metadati vengono corrette.
Collegamento con GOffice
Infine, gli atti dell’ufficio tecnico importati in d.velop documents vengono collegati a GOffice, consentendo alla direzione dell’ufficio tecnico e al consorzio dei Comuni di accedere in modo continuo alla documentazione.
Prima dell’importazione vera e propria, Alpin analizza insieme ai Key User responsabili le modalità di lavoro attuali e le categorie utilizzate in d.velop documents. Su questa base viene stabilito quali documenti devono essere inseriti nei fascicoli esistenti e per quali documenti debba essere creato un nuovo fascicolo.
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