Scan e classificazione automatica: L’ordine fa la differenza.
Semplificare e automatizzare i processi
Che sia l’elaborazione della posta in arrivo, la gestione della posta elettronica o l’elaborazione delle fatture: L’uso efficiente di documenti senza una soluzione di scansione potente è oggi difficilmente immaginabile. Perché la scansione automatica e la classificazione automatica oggi fa parte delle caratteristiche di base di un Enterprise Content Management System.
La digitalizzazione e la classificazione dei Suoi documenti cartacei (fatture, bolle di consegna e documenti aggiuntivi, come lettera di accompagnamento) consente l’automazione dei processi che rendono accessibili, visibili e controllabili tutte le informazioni – ovunque e in qualsiasi momento. L’assegnazione automatica ai rispettivi casi aziendali associati garantisce una maggiore affidabilità del processo. E i documenti vengono archiviati in modo certificato a prova di revisione.
Questa archiviazione digitale è tuttavia efficace solo se i relativi documenti, dopo la loro facile e veloce scansione, possono essere inoltrati automaticamente ai collaboratori. Per questo, i documenti devono essere digitalizzati, dev’essere riconosciuta la natura del documento e i dati rilevanti devono essere letti in modo veloce e affidabile.
Se così è, l’archiviazione digitale vi risparmia la scomoda indicizzazione manuale, riduce al minimo il rischio di errori, riduce i tempi di lavorazione e supporta i collaboratori nella gestione delle attività di routine.
Tutto questo non solo vi consente di risparmiare spazio, ma anche denaro. E rende la vostra azienda più efficace e competitiva.
Applicazione semplice
Scannerizzare e classificare
La soluzione di scansione e classificazione della d.velop prepara i documenti in arrivo e anche i messaggi di posta elettronica per la conservazione automatica e orientata ai processi, nell’archivio digitale.
Con lo strumento di scansione e la classificazione di d.velop, non importa se i documenti che arrivano in azienda per posta tradizionale vengono digitalizzati singolarmente o a plichi: il modulo supporta tutti gli scenari possibili.
Parallelamente alla scansione automatica, una funzione intelligente di riconoscimento del testo (OCR) controlla automaticamente i documenti scansionati, legge in modo affidabile tutte le informazioni pertinenti, quali dati di intestazione e voce e automatizza quindi sostanzialmente la sua attribuzione. La convalida automatica contro i dati anagrafici esistenti aumenta in modo significativo il livello di precisione del riconoscimento, e quindi garantisce una classificazione affidabile.
Sulla base dei dati ottenuti, i documenti appena aggiunti vengono attribuiti direttamente all’operazione, e – in corrispondenza alla struttura individuale della Sua azienda – memorizzati nell’archivio digitale in modalità lungo termine. Il tutto a prova di revisione. Da qui in poi sono a disposizione con un semplice click, nella Sua abituale superficie di lavoro. Può proseguire ad elaborarli direttamente senza interruzioni.
Chiramante, tutto questo non solo per documenti cartacei, ma anche per documenti creati elettronicamente (p.es. documenti creati con programmi di scrittura), nonché per E-Mail.
Prestazioni in alto – costi in basso
Scannerizzare & classificare
La soluzione d.velop per scan e classificazione automatica prepara i documenti in arrivo e anche i messaggi di posta elettronica per la conservazione, orientandosi ad un processo automatico nell’archivio digitale.
