HGV - Unione Albergatori e pubblici Esercenti
Il fornitore di servizi per l’industria alberghiera e della ristorazione altoatesina, l’Hoteliers- und Gastwirteverband (HGV) offre un’ampia gamma di servizi: consulenza fiscale, personale e gestionale, nonché consulenza legale e strumenti per una maggiore visibilità online. L’HGV conta circa 5.000 soci, che rappresentano circa il 90% degli albergatori e dei locatori altoatesini.
Il reparto di consulenza del personale si occupa principalmente di questioni relative alle opportunità di lavoro e alla contabilità dei salari. L’affidabilità del servizio di calcolo dei salari, che produce circa 220.000 documenti paga all’anno, garantisce la corretta applicazione di tutte le norme di legge, come le relazioni obbligatorie al NISF/INPS, all’Agenzia delle Entrate e ad altri enti pubblici.
d.velop postbox - in uso presso l'Unione Albergatori e pubblici Esercenti Bolzano (HGV)
Le sifde
Prima dell’introduzione di d.velop postbox, tutti i documenti paga venivano consegnati in forma cartacea. Ciò ha comportato un notevole impegno, sia in termini di costi di carta e stampa che di risorse umane. La consegna è avvenuta in due fasi: l’HGV ha prima inviato i documenti salariali mensili alle aziende associate, che poi dovevano distribuirli ai propri dipendenti. Oltre agli elevati costi di processo, anche i tempi di consegna rappresentavano un fattore problematico.
L’obiettivo del progetto era quello di introdurre un processo di consegna completamente digitale, automatico e sicuro per tutti i tipi di documenti paga, sotto forma di un’applicazione mobile per smartphone.
Un requisito fondamentale era la rapidità di implementazione, in quanto il progetto doveva essere realizzato in meno di tre mesi. In questo lasso di tempo è stato necessario completare l’implementazione tecnica dell’intero processo di consegna e rendere operativa l’app con un’identità aziendale personalizzata. Un’altra sfida per il successo del lancio online è stata quella di fornire a ogni singolo dipendente delle aziende associate a HGV un accesso sicuro all’app nel più breve tempo possibile. Tuttavia, questo cosiddetto processo di “onboarding” non doveva essere realizzato una tantum. Poiché nel settore turistico il turnover del personale è relativamente elevato e a causa della stagionalità, il processo di onboarding doveva essere concepito come una funzionalità permanente.
“Abbiamo trovato in d.velop AG, produttore di d.velop postbox, e in Alpin Srl, partner locale per l’implementazione, due partner in grado di soddisfare tutti i nostri desideri e le nostre esigenze in questo breve periodo di tempo”, sottolinea Wilfried Albenberger, responsabile dell’Ufficio Personale.
La soluzione per la consegna digitale dei documenti paga
Il cuore della consegna digitale è d.velop postbox. L’applicazione funziona sugli smartphone Android e iOS dei dipendenti e funziona come una casella di posta virtuale. L’applicazione può essere adattata all’identità aziendale del cliente attraverso il branding personalizzabile. Il reparto Risorse Umane dell’azienda può utilizzare questa soluzione per consegnare digitalmente documenti PDF come buste paga, la certificazione unica (CU), contratti di lavoro e qualsiasi altro documento. L’interfaccia esistente con il sistema ECM d.velop documents consente una trasmissione di massa completamente automatizzata dei documenti.
Attuazione del progetto
Subito dopo l’inizio del progetto, è stato avviato il branding della soluzione e il processo di pubblicazione dell’app negli app store di Apple e Google con il nome “MyGastroDocx”.
“La pubblicazione dell’app è un fattore da non sottovalutare”, sottolinea Benjamin Marsoner, consulente ECM di Alpin Srl. “I gestori degli app store effettuano controlli molto precisi sulle app da pubblicare e a volte si rifiutano addirittura di rilasciarle in caso di carenze. L’esperienza di d.velop ci ha permesso di completare questo processo in breve tempo”.
L’onboarding e quindi l’attivazione degli oltre 20.000 account dei dipendenti delle aziende associate a HGV ha rappresentato la sfida più grande dal punto di vista logistico. Per questo processo, è stata redatta una documentazione sull’installazione e l’attivazione dell’app, che è stata messa a disposizione dei dipendenti via e-mail. “Eravamo consapevoli fin dall’inizio di non poter fornire un supporto individuale per l’installazione e l’attivazione dell’app a causa dell’elevato numero di utenti. Il processo progettato da d.velop ha permesso ai dipendenti di effettuare l’accesso protetto all’app utilizzando l’autenticazione a due fattori in modalità self-service in modo completamente autonomo” spiega Marsoner.
Allo stesso tempo, sono iniziati i lavori tecnici per automatizzare la consegna dei documenti. “La configurazione tra il sistema di gestione documentale interno d.velop documents (ex d.3ecm), utilizzato da anni in HGV come archivio digitale interno per i documenti paga da distribuire, e la cassetta d.velop postbox ha funzionato senza problemi, grazie all’interfaccia standardizzata tra i due prodotti software”, aggiunge Marsoner.
Risultati nel più breve tempo possibile
“La competenza, la velocità e la flessibilità dei nostri due partner di progetto ci hanno permesso di raggiungere pienamente gli obiettivi del progetto nel tempo previsto di soli tre mesi”, sottolinea Wilfried Albenberger.
Il processo di consegna dei documenti è completamente automatizzato e digitalizzato e i risparmi ottenuti sono impressionanti. Inoltre, una volta consegnati i documenti, questi rimangono disponibili nell’app del rispettivo dipendente, anche nel periodo successivo all’eventuale cessazione del rapporto di lavoro. Ciò significa che il dipendente è in possesso di tutti i suoi documenti paga storici. Le lunghe richieste di informazioni al datore di lavoro e al HGV appartengono al passato. Già con il primo invio mensile, i documenti salariali di oltre 7000 dipendenti sono stati consegnati in formato digitale, e ogni anno vengono così trasmesse più di 125.000 pagine.
I collaboratori del reparto di consulenza del personale di HGV possono avere in qualsiasi momento una visione d’insieme dei conti e dei documenti consegnati grazie a una panoramica dello stato. Oltre all’invio massivo di documenti, è possibile anche l’invio ad hoc di documenti ai dipendenti di una singola azienda membro. Si sta valutando la possibilità di ampliare il sistema per l’invio di ulteriori documenti, come informazioni sui contratti di lavoro, mysanitour+ e calendari di formazione.
I vantaggi della consegna digitale dei documenti paga in sintesi
- Risparmio di tempo per la stampa e la distribuzione
- Costi per carta risparmiata
- Miglioramento dell’equilibrio ambientale
- Consegna sicura di documenti come buste paga o certificati
- Nuova possibilità di fornire informazioni interne
- Tempi di implementazione brevi
- Adozione del design o del identità aziendale
- Archiviazione conforme al GDPR (general data protection regulation)
- Elevata sicurezza informatica protetta dalla crittografia dei dati (AES 256-bit)
