Heiss Fenster – Gestione documentale digitale
05.06.2025 | Enterprise Content Management
Il successo di un’azienda dipende in larga misura dalla capacità di rendere accessibile il proprio know-how tecnico e organizzativo, ovunque e in qualsiasi momento. Il sistema di gestione documentale digitale personalizzato sviluppato da Alpin GmbH rappresenta il primo passo verso l’ottimizzazione dei processi aziendali. Grazie alle soluzioni efficienti dell’azienda IT nel campo dell’archiviazione digitale e della gestione dei workflow, l’impresa familiare Heiss Fenster – radicata nella tradizione artigianale della Val Sarentino e specialista innovativa in finestre e facciate in vetro – ha ricevuto un ulteriore impulso alla digitalizzazione.
Una soluzione DMS su misura
L’approccio lavorativo orientato ai progetti, tipico delle aziende artigiane, richiede un sistema DMS strutturato anch’esso per progetti, che integri perfettamente la soluzione settoriale adottata da Heiss Fenster. Questo è stato possibile grazie alla sincronizzazione delle offerte, ordini e commesse di produzione generati nel sistema ERP, incluse le rispettive versioni. Un’ottimizzazione particolarmente significativa ha riguardato la gestione degli ordini ai fornitori: tutti i documenti relativi a questo processo vengono archiviati in una maschera centralizzata, nella quale la data di consegna rappresenta un elemento chiave. Grazie a modelli di ricerca preimpostati, è possibile accedere facilmente a queste informazioni in modo chiaro e strutturato. Il sistema fornisce quindi dati centralizzati con affidabili possibilità di controllo. Anche l’integrazione delle fatture passive e attive con il software contabile ha contribuito all’ottimizzazione dei processi aziendali: i documenti sono infatti accessibili a tutti i collaboratori autorizzati, senza dover accedere direttamente al gestionale contabile. Ciò ha portato a un’accelerazione dei flussi di approvazione, a una maggiore trasparenza e a una significativa riduzione dei costi.
„L’implementazione delle personalizzazioni richieste è avvenuta in modo rapido ed efficace! Questo ci ha permesso di ottenere miglioramenti immediati nei nostri processi aziendali”, afferma Christine Heiss.
Lavorare ovunque
Grazie al sistema DMS di Alpin, anche la raccolta di dati in cantiere tramite tablet o laptop è ora possibile. Il trasferimento digitale delle informazioni all’ufficio avviene in modo veloce e affidabile. Il software di automazione documentale dox42 (Vienna) semplifica la gestione dei modelli, precompilando i documenti di progetto con dati provenienti dall’ERP e dal DMS. I consulenti commerciali possono così salvare direttamente nel sistema le informazioni rilevanti anche quando si trovano fuori sede. Anche l’accesso alle e-mail di Outlook risulta flessibile e pratico: queste vengono archiviate nel DMS in modo strutturato e conforme ai diritti di accesso.
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