Obereggen Latemar AG punta sulla gestione digitale dei contratti
05.06.2025 | Enterprise Content Management
Nell’organizzazione di una gara di Coppa Europa di alto livello, una gestione efficiente è fondamentale per mantenere una visione d’insieme, rispettare tutte le scadenze e ridurre i rischi. Per le aziende che gestiscono numerosi e differenti tipi di contratti, una soluzione completa per il contract management è imprescindibile. Obereggen Latemar AG, con sede nel cuore delle Dolomiti e teatro della più storica gara FIS di Coppa Europa – trampolino di lancio per leggende dello sci come Marcel Hirscher e Alberto Tomba – ha affrontato con successo questa sfida, grazie alla soluzione digitale di gestione contrattuale firmata Alpin.
La sfida: scadenze dimenticate e processi manuali
Prima dell’introduzione del sistema digitale di contract management di Alpin, Obereggen Latemar AG affrontava la complessa gestione manuale di un’ampia gamma di contratti – sponsorizzazioni, prestazioni di servizio, licenze, garanzie bancarie e contratti di locazione – distribuiti in reparti diversi e archiviati in cartelle disparate. Il controllo delle scadenze richiedeva uno sforzo notevole, e i processi manuali generavano costi amministrativi rilevanti. Inoltre, mancava una visione centralizzata dello stato aggiornato di tutti i contratti.
La soluzione: Gestione dei contratti digitali by Alpin
La risposta a queste esigenze è arrivata con l’implementazione della soluzione innovativa e digitale per la gestione contrattuale sviluppata da Alpin. Grazie all’integrazione fluida con d.velop documents, i documenti e i processi esistenti di Obereggen Latemar AG sono stati trasferiti senza problemi nel nuovo sistema. Alcune delle funzionalità che hanno migliorato in modo significativo l’efficienza dell’azienda includono:
- Gestione delle scadenze: notifiche automatiche aiutano a non perdere nessuna scadenza importante.
- Fascicoli contrattuali digitali: ogni contratto è gestito digitalmente in un archivio unico e completo, dalla creazione fino all’archiviazione.
- Assistente alla creazione del contratto: la redazione di nuovi contratti è facilitata da template intelligenti e una guida passo-passo. I dati anagrafici vengono importati dal sistema ERP e i diritti di accesso sono facilmente configurabili. Tutti gli accessi sono tracciati per garantire la massima trasparenza.
- Integrazione con Outlook: i messaggi e i relativi allegati possono essere salvati direttamente da Outlook e collegati ai contratti corrispondenti.
- Firma digitale: i contratti possono essere firmati in formato digitale, anche da remoto, consentendo la firma anche da remoto, con invito diretto alle persone coinvolte.
- Ricerca rapida: la barra di ricerca consente di trovare contratti in pochi secondi. Filtri come oggetto del contratto, tipologia o partner contrattuale semplificano ulteriormente l’individuazione.
- Funzionalità AI: un assistente basato su intelligenza artificiale consente l’analisi interattiva dei contenuti contrattuali anche su documenti e allegati multipli.
Success Story Obereggen Latemar AG: Una visione a 360° su tutti i contratti
Dall’introduzione del sistema, Obereggen Latemar AG ha potuto ottimizzare in modo sostanziale i propri processi interni. Le scadenze sono ora monitorate automaticamente, e i rinnovi contrattuali vengono riconosciuti per tempo. Questo ha portato a una netta riduzione delle scadenze mancate. Tutti i documenti contrattuali sono centralizzati e digitali, facilitando l’accesso per il personale autorizzato di diversi reparti.
„Da quando utilizziamo la gestione contrattuale digitale di Alpin, abbiamo una visione completa su tutti i nostri contratti. Non perdiamo più nessuna scadenza e possiamo gestire la documentazione in modo efficiente a livello interdipartimentale. Questa soluzione ha rivoluzionato il nostro modo di lavorare e ha aumentato notevolmente la nostra produttività.” – Benjamin Kirchmair, Obereggen Latemar AG
Alpin: Innovazione tecnologica nella Gestione dei contratti digitali
Con le sue soluzioni IT intelligenti e su misura, Alpin rende la trasformazione digitale semplice e accessibile. Una digitalizzazione professionale non solo migliora prestazioni ed efficienza, ma riduce anche i rischi e aumenta la produttività. Alpin sviluppa soluzioni specifiche per ogni cliente, con un focus su sicurezza, efficienza e facilità d’uso. Oltre alla gestione contrattuale, il team Alpin realizza anche software personalizzati per la gestione documentale e dei flussi di lavoro, nonché soluzioni per il web e l’e-commerce. Con Alpin, la trasformazione digitale è semplice, intelligente – e rende le aziende pronte per il futuro.
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