Blog: Cloud DMS – La strada verso la gestione dei documenti nel cloud

28.06.2022 | Alpin Digitization Blog Sviluppo Software

Lavorare da casa è diventata la nuova normalità (piuttosto involontaria) per molte aziende nel 2022. Un fattore decisivo per il successo di New Work, che spicca soprattutto in tempi di crisi, è la flessibilità delle infrastrutture IT esistenti. Un recente studio di Statista, che giunge alla conclusione che più del 50% delle aziende non sono tecnicamente in grado di attivare l’home office, mostra le sfide che molte aziende devono affrontare.

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) come d.velop documents è il prerequisito fondamentale per consentire ai dipendenti di accedere a tutte le informazioni da casa. Tuttavia, per quanto riguarda la questione della flessibilità necessaria, non è solo il sistema in sé a svolgere un ruolo centrale, ma anche la forma di esso. Un DMS cloud offre l’ingresso ideale nella gestione professionale dei documenti. In questo articolo abbiamo riepilogato gli aspetti da tenere in considerazione per la gestione dei documenti nel cloud.

DMS on-premises e Cloud a confronto

Prima di introdurre un DMS nel cloud, è necessario esaminare i vantaggi e gli svantaggi, nonché le possibili alternative della forma di distribuzione nel cloud. L’attenzione si concentra sulla possibilità di utilizzare il software “on-premises” o “as a service”:

Il software on premises (SoP) si basa interamente sull’uso locale di dati e infrastrutture. Il software si trova quindi sul vostro server interno. Da un lato, questo vi rende indipendenti da fornitori terzi e vi offre la massima libertà di scelta, ma dall’altro siete responsabili dell’hardware, della sicurezza dei dati, della manutenzione e degli aggiornamenti – le conoscenze informatiche sono un requisito fondamentale per questa variante.

Il software as a service (SaaS) tramite un fornitore di servizi esterno è un metodo conveniente per introdurre un DMS. A differenza dell’uso locale, non è necessario un server proprio. Il software viene gestito per voi nel cloud e voi noleggiate il sistema per i vostri scopi. I produttori di software come d.velop garantiscono un elevato standard di sicurezza per i vostri dati.

La gestione documentale in cloud come soluzione ottimale

Anche se entrambe le varianti hanno i loro vantaggi, il cloud è la forma di funzionamento ottimale per molte aziende:

Costi

  • Nessun costo di investimento elevato
  • Basso rischio finanziario
  • Elevata flessibilità

Sicurezza

  • I fornitori di cloud offrono un elevato livello di sicurezza e protezione per i vostri centri dati.

Individualizzazione

  • I DMS basati sul cloud sono ormai così sofisticati da consentire un’ampia personalizzazione.

Le funzioni della gestione documentale in cloud: da tempo a portata di mano

Un mito che continua a circondare i sistemi di gestione documentale nel cloud è quello della mancanza di funzionalità rispetto ai prodotti on-premise. È ora di sfatare proprio questo mito, perché i fornitori innovativi offrono funzionalità del tutto identiche, indipendentemente dalla modalità operativa. Al momento della scelta, è necessario prestare attenzione a queste funzionalità fondamentali:

  • Archiviazione intelligente: porre fine all’archiviazione manuale, alla gestione dei documenti e alle cartelle non strutturate. Un DMS integrato diventa l’hub centrale dell’azienda e soprattutto dell’home office.
  • Archiviazione: la disponibilità centrale è uno dei vantaggi più importanti dell’archiviazione digitale. Tutti i documenti vengono archiviati automaticamente in file digitali in tutte le sedi. Ciò significa che ogni dipendente dell’azienda ha accesso alle informazioni più recenti in qualsiasi momento e può ancora consultarle a distanza di decenni.
  • Interfacce con i vostri sistemi: I dati e i documenti vengono creati in molti sistemi dell’azienda. Viene stabilita una connessione con questi sistemi in modo che possano essere memorizzati nel DMS digitale. Grazie alla perfetta integrazione, è possibile accedere alle informazioni contenute nell’archivio direttamente dalla rispettiva applicazione.
  • Ricerca veloce: l’archiviazione centrale di tutti i documenti e la ricerca intelligente del DMS riducono il tempo di ricerca a pochi secondi. Grazie all’assegnazione di parole chiave ai documenti, come il nome del cliente, il tipo di documento e così via, è possibile trovare sempre il documento desiderato.
  • Automazione dei processi: i compiti centrali dei moderni sistemi di gestione documentale vanno ben oltre la semplice organizzazione e gestione dei documenti. Con l’aiuto di funzionalità di flusso di lavoro integrate, un DMS consente di digitalizzare i processi aziendali.
  • Collaborazione interaziendale: una volta che un documento è stato archiviato e indicizzato automaticamente, può essere modificato da dipendenti e partner esterni direttamente nel rispettivo file digitale. Soprattutto la possibilità di editing simultaneo spinge molti processi al massimo.

Sicurezza nel cloud: un DMS nel cloud è sicuro?

Un argomento non meno discusso dell’ambito funzionale dei sistemi DMS in cloud è la sicurezza di questi sistemi quando vengono gestiti “as a service / software come servizio”. E questo è vero anche se i fatti parlano da soli quando si fa la scelta giusta. Ad esempio, i vostri dati sono archiviati in modo ridondante su diversi server e in diversi centri dati. Inoltre, i fornitori di cloud come Amazon sono progettati per garantire una durata del 99,99999%. La probabilità di perdere un oggetto su 10.000 documenti è quindi la stessa di perdere un documento su 10.000.000 di anni. Memorizzando gli oggetti in modo ridondante, è possibile escludere completamente la perdita simultanea in luoghi diversi. In effetti, sembra quasi impossibile per qualsiasi azienda al mondo costruire un’infrastruttura così sicura a livello locale con le proprie risorse.

Molto più di un semplice archivio elettronico – non temete gli aggiornamenti

Infine, resta da chiarire quando e per chi l’uso di un sistema gestionale digitale sia particolarmente utile. Un sistema di gestione documentale offre molte più possibilità della semplice archiviazione elettronica dei documenti. Grazie all’archiviazione automatizzata, ai processi digitali, alle funzioni di ricerca a livello aziendale e alle opzioni di collaborazione, il vostro DMS cloud diventa l’hub centrale per le informazioni della vostra azienda.

E anche al di là di questo, un DMS già affermato offre sempre un potenziale di sviluppo. Un esempio di questo potenziale è la firma digitale. Con le app di firma digitale, come d.velop sign, potete firmare i vostri documenti da qualsiasi luogo. Un’altra utile aggiunta al vostro DMS è l’elaborazione digitale delle fatture. Questo prodotto consente la lettura e il controllo automatico delle fatture.

Quando si sceglie il proprio fornitore di DMS, è fondamentale poter espandere il sistema il più facilmente possibile, al fine di sfruttare appieno il potenziale del DMS nelle più diverse aree di applicazione e di aumentare la rispettiva gamma di funzioni a lungo termine. Questo rende un DMS cloud il compagno perfetto per le piccole imprese, le medie imprese e le grandi aziende.

Gestione dei documenti dalla presa di corrente con d.velop documents

Con il nostro Cloud DMS d.velop documents potete accelerare, semplificare e ottimizzare in modo intelligente la gestione di documenti e informazioni. La comoda archiviazione digitale e l’archiviazione a prova di revisione costituiscono la base per il vostro lavoro di digitalizzazione e home office. Testate gratuitamente d.velop documents per 30 giorni – senza rinnovo automatico del contratto e nessun obbligo.

Siete alla ricerca di un sistema di gestione digitale dei documenti? Abbiamo la soluzione giusta per voi:

Se avete altre domande in merito alla gestione digitale dei documenti siamo a vostra disposizione:

    Fonte: d.velop blog, 12.12.2021, Autore Thomas Buddendik, “Cloud DMS – Ihr Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud”

    Immaggini: Cloud computing vector created by starline – www.freepik.com

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