Blog: Come rendere più efficaci i processi di vendita in Salesforce

23.08.2022 | Alpin Digitization Blog e-Business

Il processo di vendita di Salesforce è spesso inadeguato nella versione standard.

Salesforce offre un portafoglio completo di opzioni standard, soprattutto quando si utilizzano sistemi esterni, come uno strumento di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o una gestione dei contratti esterna, la sovrapposizione dei processi diventa molto complicata. Poiché, a causa dei costi di licenza, spesso non tutti i gruppi di utenti hanno accesso a Salesforce e viceversa al sistema esterno (ERP, gestione dei contratti), i documenti devono essere faticosamente duplicati e poi resi disponibili nelle rispettive applicazioni. Questa procedura comporta rischi per il buon funzionamento del processo di vendita e provoca frustrazione nel personale. Tutti questi fattori hanno un impatto negativo sull’esperienza del cliente. Diversi studi hanno dimostrato che una customer experience positiva contribuisce in modo significativo alla fidelizzazione dei clienti, ai tassi di referral e, in ultima analisi, al successo dell’azienda.

Il processo di vendita tradizionale e i suoi problemi con i sistemi distribuiti

Vediamo un tipico processo di vendita: si spera che gli sforzi di marketing abbiano successo e che si generino molti contatti che vengono poi elaborati dalle vendite.

1. Creazione di un’opportunità in Salesforce

Una volta che un lead è stato qualificato con successo, in genere si crea un’opportunità in Salesforce e la si colloca nella fase di probabilità di chiusura appropriata. A questo punto, il venditore può archiviare i documenti associati, come una presentazione PowerPoint usata, all’opportunità. 

2. Generazione di richieste di offerta al reparto vendite interno

Successivamente, il reparto vendite effettua ulteriori colloqui di vendita e presentazioni dei prodotti con l’obiettivo di convincere il cliente a richiedere un’offerta. E qui arriva il punto cruciale: in molte aziende ci sono altre applicazioni oltre a Salesforce, come ad esempio un ERP, che viene utilizzato per generare preventivi. Quindi il venditore invia una richiesta al reparto vendite interno per la creazione del preventivo o lo crea lui stesso nel sistema ERP.

Problema comune: anche se i preventivi vengono generati in Salesforce, devono essere archiviati in base alle normative specifiche del Paese. In questo caso, il normale storage di Salesforce di solito non è sufficiente.

3. Creazione dell’offerta nel sistema ERP

Torniamo al processo: nel migliore dei casi, la forza vendita interna ha accesso a Salesforce e quindi anche all’opportunità e può ottenere le informazioni necessarie per creare il preventivo; nel peggiore dei casi, il venditore deve trasmettere manualmente le informazioni alla forza vendita interna utilizzando un altro mezzo. Il team di vendita interno, a sua volta, crea il preventivo sulla base di queste informazioni e lo archivia nell’opportunità e nella memoria dati del sistema ERP. In seguito, il venditore viene informato dell’offerta creata e può inviare il documento al potenziale cliente direttamente da Salesforce o via e-mail. 

Problema comune: probabilmente durante la fase di negoziazione il cliente presenterà diverse richieste di correzione. È necessario generare nuove versioni dell’offerta, il che comporta sempre uno sforzo sia per il venditore che per il team di vendita interno.

4. Conclusioni e generazione di ulteriori documenti

Se l’opportunità viene chiusa con successo e l’offerta accettata, devono essere generati ulteriori documenti come la conferma d’ordine e, naturalmente, i documenti contrattuali. Spesso anche questi documenti non provengono da Salesforce, ma sono creati in sistemi esterni e alla fine devono essere trasferiti in Salesforce duplicando i documenti.

Problema comune: tutte le correzioni effettuate nei sistemi esterni devono essere modificate anche in Salesforce a ogni iterazione. Dopo ogni modifica, la versione corrente dei documenti deve essere memorizzata nel sistema utilizzato. Altrimenti, nel peggiore dei casi, si possono verificare perdite di dati o lavorare con documenti obsoleti. Tutti questi passaggi ridondanti rallentano i processi e creano fonti di errore. Infine, questi problemi interni incidono sulla soddisfazione del cliente e, nel peggiore dei casi, possono portare a un ripensamento della sua decisione di acquisto. 

Molteplici sfide nel processo di vendita

Naturalmente, questo esempio di processo vuole rappresentare solo alcune sfide del processo di vendita quotidiano. È emerso da diversi studi che gran parte del tempo di lavoro dei dipendenti viene perso nella ricerca di informazioni. Con un’integrazione perfetta di tutte le applicazioni rilevanti dell’azienda, è possibile ridurre in modo significativo lo sforzo e la frustrazione dei dipendenti. Tuttavia, questo è spesso un problema in molte aziende. Uno studio di Forrester è giunto alla conclusione che oltre il 57% dei sistemi CRM non è sufficientemente integrato.2 Allo stesso tempo, attualmente si presume che le aspettative dei clienti e l’esigenza di un’azienda di reagire rapidamente e con poco sforzo alle richieste di informazioni aumenteranno notevolmente in futuro.

Il sistema di gestione dei documenti crea una soluzione di successo

Un approccio alternativo consiste nell’utilizzare un sistema di gestione dei documenti (DMS), che viene utilizzato come “punto unico di verità” per i documenti. Tutti i documenti elaborati nei processi aziendali vengono archiviati centralmente in questo sistema e visualizzati nell’applicazione aziendale effettiva (Salesforce, ERP, gestione dei contratti, ecc.).

Accesso a tutti i documenti per chiunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi sistema.

Con l’aiuto di una mappatura appropriata di questi documenti, i documenti possono ora essere visualizzati esattamente nel contesto giusto in tutte le applicazioni “consumatrici”, come Salesforce. Se immaginiamo questa possibilità in relazione al processo di vendita di cui sopra, emerge il seguente quadro: tutti i documenti che appartengono a un’opportunità vengono archiviati direttamente nel DMS dall’addetto alle vendite di Salesforce. Quando si tratta di creare un’offerta, il team di vendita interno al sistema ERP utilizzato ha accesso a tutti i documenti archiviati nel DMS. Utilizzano quindi queste informazioni per creare il preventivo e salvarlo direttamente nel DMS.

Altri vantaggi di un DMS con integrazione Salesforce in sintesi

– Le vendite hanno sempre accesso diretto a tutti i documenti rilevanti senza sincronizzazione. Le correzioni necessarie possono essere riportate direttamente dal reparto vendite al reparto vendite interno tramite il documento e incorporate nel documento stesso.

– Eliminazione delle discontinuità dei media: tutti i dipendenti lavorano sullo stesso documento.

– Risparmio di tempo, denaro e riduzione della frustrazione dei dipendenti.

– Poiché anche tutte le altre “applicazioni che generano documenti” sono collegate al DMS, il contratto o la conferma d’ordine creati sono direttamente disponibili ovunque e mai in una versione obsoleta. 

Conclusione: un processo di vendita continuo con Salesforce è possibile con l’integrazione di un DMS!

 I processi di vendita sono spesso lunghi e richiedono la collaborazione efficace di molti reparti di un’organizzazione. Inoltre, vengono utilizzati CRM, ERP e altri software: nasce un mostro burocratico. E tutti noi detestiamo la burocrazia. Rallenta i processi e impedisce reazioni rapide in un mondo aziendale agile. Tuttavia, le aziende hanno bisogno di processi chiaramente definiti e di una collaborazione efficace: la gestione delle informazioni e dei documenti all’interno di Salesforce è fondamentale.

È sensato accedere a un data pot centrale da Salesforce e da tutti gli altri sistemi. I vantaggi sono evidenti: nessuna informazione obsoleta e ridondante, reazione rapida alle nuove circostanze e, non da ultimo, collaborazione proficua in tutta l’organizzazione.

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Se avete altre domande in merito alla gestione documentale in Salesforce siamo a vostra disposizione:

    Fonte: d.velop blog, 11.04.2022, Autore Tobias Woizenko, “So sieht ein erfolgreicher Salesforce Sales Process aus!”

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