Elaborazione digitale delle fatture in entrata
La registrazione, la gestione e l’elaborazione manuale delle fatture richiedono tempo e risorse. I ritardi possono comportare la perdita di sconti per pagamenti anticipati e una mancanza di trasparenza sullo stato di elaborazione.
Con la gestione digitale delle fatture, ottimizzi i tuoi processi e benefici di:
- Controllo rapido delle fatture
- Integrazione senza soluzione di continuità nei tuoi sistemi
- Archiviazione sicura
Scopri come funziona l’elaborazione digitale delle fatture e come può semplificare la tua giornata lavorativa.
I passaggi dell'elaborazione digitale delle fatture
1. Importazione della fattura
L’elaborazione digitale delle fatture inizia con la loro ricezione in azienda. Se le fatture sono in formato cartaceo, vengono prima scansionate e salvate come file PDF. Le fatture elettroniche – ad esempio in formato XML come FatturaPA (Italia) o ZUGFeRD (Germania) – possono essere semplicemente importate nel software.
Questo può avvenire tramite archiviazione manuale o attraverso interfacce automatizzate, come caselle e-mail dedicate.
2. Classificazione automatica della fattura
Successivamente, il software acquisisce e analizza la fattura. Grazie alla tecnologia OCR, i dati chiave come numero della fattura, data e importi vengono estratti e confrontati con le informazioni archiviate nel sistema.
I sistemi moderni riconoscono anche formati specifici per ogni Paese e, grazie all’intelligenza artificiale, migliorano continuamente la precisione del riconoscimento.
3. Avvio del workflow di approvazione
La fattura viene assegnata al responsabile competente. Meccanismi di controllo automatici verificano la presenza di tutte le informazioni obbligatorie richieste dalla normativa. Inoltre, il sistema rileva eventuali duplicati, evitando l’elaborazione multipla della stessa fattura.
Dopo la verifica del contenuto, la fattura viene inoltrata per l’approvazione e successivamente registrata contabilmente. Il workflow digitale garantisce un’approvazione rapida e conforme alle regole:
- Controllo automatico dei duplicati
- Processi di approvazione personalizzabili
- Confronto automatico (3-Way-Match) tra ordine, consegna e fattura
- Gestione delle scadenze e segnalazione degli sconti per pagamento anticipato
4. Integrazione con il sistema ERP
Dopo il completamento del processo di verifica e approvazione, i dati elaborati vengono trasferiti al sistema contabile. Sono disponibili interfacce per diversi ERP e software di contabilità, come SAP, DATEV o Microsoft Dynamics.
In combinazione con un sistema di gestione documentale (DMS), le fatture possono essere archiviate digitalmente e contrassegnate come “elaborate”. Questo garantisce la massima tracciabilità delle operazioni.
I tuoi vantaggi in sintesi
Risparmio di tempo
- Controllo più rapido delle fatture e riduzione dei tempi di elaborazione
- Eliminazione dell’inserimento manuale dei dati
Maggiore trasparenza
- Stato di elaborazione sempre visibile
- Archiviazione sicura di commenti e comunicazioni
Integrazione diretta
- Collegamento ai sistemi ERP e di contabilità esistenti
- Connessione diretta con gestione ordini e contabilità
Workflows flessibili e personalizzabili
Ogni azienda ha esigenze specifiche. Per questo motivo, i processi di approvazione sono completamente adattabili:
- Workflow di approvazione con principio a 4 occhi
- Fatture VIP con opzione di approvazione immediata
- Registro dettagliato del flusso di lavoro per la massima tracciabilità
Affidati all’elaborazione digitale delle fatture e ottimizza i tuoi processi – per maggiore efficienza e trasparenza nella tua azienda.
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