Blog: Gestione digitale dei contratti: cosa deve offrire un buon software?

10.06.2022 | Alpin Digitization Blog Enterprise Content Management

Il “megatrend” della digitalizzazione è sulla bocca di tutti e molte aziende hanno capito che anche la gestione di dati e documenti è un aspetto centrale di questo sviluppo.

E cosa sta succedendo in termini di gestione dei contratti? Questo articolo rivela di cosa tratta e quali sono i 5 criteri che potete utilizzare per riconoscere un ottimo software.

La gestione digitale dei contratti è un must

Le aziende cercano un modo per dire addio agli archivi e agli elenchi Excel. Tuttavia, un software di gestione digitale dei contratti può fare molto di più.

I documenti vengono digitalizzati con l’aiuto di sistemi di gestione documentale, i processi aziendali possono essere gestiti elettronicamente, le cartelle analogiche scompaiono dal nostro lavoro quotidiano e vengono rispettate tutte le normative di sicurezza. Oltre ai compiti di gestione dei documenti, ci sono le sfide della gestione dei contratti, che devono essere sempre più gestiti digitalmente.

5 vantaggi imbattibili di un ottimo software di gestione digitale dei contratti

1. Gestione dei processi e ciclo di vita del contratto

Il software di gestione dei contratti assicura che un contratto possa essere tenuto sotto controllo durante il suo intero ciclo di vita. Dall’avvio, alla firma, alla definizione e al rispetto delle scadenze, l’utente è guidato dal software e supportato dalla digitalizzazione dei processi aziendali per garantire che tutti gli aspetti importanti per un contratto valido e le attività associate (pagamenti, risoluzioni, ecc.) siano presi in carico.

Ciclo di vita del contratto

2. Configurazione individuale delle interfacce

Un’ampia varietà di dipartimenti lavora con i contratti, la loro creazione, l’adattamento e il chiarimento. In questi processi sono spesso integrati l’ufficio acquisti, vari reparti specializzati come l’IT e gli uffici legali. I requisiti del software variano di conseguenza a seconda dell’area di responsabilità e del compito concreto.

Per garantire che tutti possano lavorare in modo ottimale con il sistema di gestione dei contratti, un ottimo software offre la possibilità di organizzare e impostare le singole aree delle interfacce utente in base alle proprie esigenze. In questo modo è possibile impostare configurazioni per la navigazione individuale e regolare la visibilità e la sequenza delle diverse aree dell’interfaccia in pochissimo tempo.

Questo garantisce un lavoro intuitivo ed efficace per ogni reparto, poiché le funzioni non importanti/non utilizzate possono essere semplicemente nascoste, evitando così confusione o distrazione.

Configurazione individuale delle interfacce utente

3. Documenti contrattuali importanti sempre disponibili

Con d.velop documents for Microsoft 365 come base, la gestione dei contratti avviene sulla base di una gestione documentale professionale.

I documenti importanti necessari per la creazione del contratto o la definizione delle scadenze possono essere archiviati in una gestione digitale dei contratti. Ciò include, ad esempio  la corrispondenza via e-mail, ma naturalmente anche il contratto vero e proprio con i suoi allegati. Per garantire che tutte queste informazioni siano rapidamente accessibili, è possibile trovarle, visualizzarle e aggiornarle in un unico sistema. Ciò significa che non è più necessario saltare da una finestra all’altra o addirittura da un’applicazione all’altra, perché tutti i documenti rilevanti per il contratto sono riuniti in un unico processo contrattuale.

Informazioni e documenti importanti sempre disponibili

4. Le funzioni tipiche del contratto sono collegate

Certo, Excel è morto, almeno per quanto riguarda la gestione digitale dei contratti. Tuttavia, molte aziende lavorano ancora con le viste di Excel quando si tratta di distribuire le informazioni. Per molti utenti, la funzione di esportazione di Excel è quindi ancora indispensabile come funzione tipica del contratto ed è disponibile in ottimi software per la gestione digitale dei contratti.

5. Panoramica delle scadenze – sempre in mente

Immaginate di essere un dipendente di un’azienda di medie dimensioni. Avete un gran numero di partner contrattuali e di conseguenza un gran numero di scadenze di pagamento e di risoluzione. Per tenere sotto controllo tutti questi dati, un sistema di gestione digitale dei contratti deve avere un calendario delle scadenze. Una buona panoramica si ottiene visualizzando graficamente i termini e le scadenze del contratto in una linea temporale. Una gestione digitale dei contratti offre anche le seguenti opzioni:

  • Possibilità di inserire multiple scadenze per ogni contratto
  • Rinnovo automatico dei contratti basato sul sistema (contratti rolling) e ricalcolo automatico dei periodi di preavviso
  • Calcolo e panoramica delle scadenze
  • Scadenze sempre in vista

Siete alla ricerca di un sistema di gestione digitale dei contratti che soddisfi tutti i requisiti di un ottimo software? Abbiamo la soluzione giusta per voi:

Se avete altre domande in merito alla gestione digitale dei contratti digitali siamo a vostra disposizione:

    Fonte: d.velop blog, 02.10.2019, Autore Jill Kesselmann, “Digitales Vertragsmanagement – Was eine gute Software können muss.

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